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Définir vos besoins

S’il y a quelques années encore les caisses enregistreuses étaient de simples tiroirs-caisse avec calculatrice analogique, elles ont beaucoup évolué depuis.

Les caisses enregistreuses sont devenues de véritables outils de gestion, en plus d’optimiser l’encaissement et de recevoir les paiements.

Connectée, mobile, dématérialisée, la caisse enregistreuse 2020 est également une machine soumise à une réglementation fiscale stricte.

Il vous faut donc bien définir vos besoins avant de demander un devis. N'hésitez pas à établir un cahier des charges lors d'un brainstorming.

Certains commerçants décident d’utiliser leur caisse enregistreuse comme principal outil de gestion : dans ce cas il ne faut pas minimiser l’importance du choix et cela vaut la peine d’investir dans l’achat d’une caisse moderne et performante.

Alors que pour d’autres commerçants, les opérations d’encaissement sont rares et ponctuelles, et une caisse enregistreuse basique, voire de location, voire une application caisse enregistreuse sur smartphone ou tablette, peuvent être des alternatives intéressantes.

C’est pourquoi, le moment venu de choisir votre caisse et de demander un devis caisse enregistreuse, vous devrez considérer :

Quel est le prix d’une caisse enregistreuse en 2020 ?

Il existe toute sorte de caisses enregistreuses, avec des fonctions plus ou moins avancées, du basique à la fonction sophistiquée.

Certaines caisses ne gèrent que l’encaissement et les paiements, tandis que d’autres gèrent des aspects divers d’un commerce : inventaire, stocks, personnel, fichiers clients, comptabilité, statistiques, performances par rayons, gestion des prix, etc.

Les prix caisse enregistreuse sur le marché ont donc logiquement très variables selon le modèle.

Les caisses enregistreuses à clavier/touches sont par exemple beaucoup moins paramétrables que les caisses à écrans tactiles, qui ne sont rien d’autre que des ordinateurs de caisse.

Un commerce important tirera profit d’une caisse optimisée et cela vaudra la peine de faire un investissement, pour optimiser la gestion et réduire le temps d’attente en caisse ou pour évaluer les performances des vendeurs par exemple.

Le prix d’une caisse enregistreuse dépend :

Les caisses enregistreuses classiques de base peuvent coûter de 100 à 500 €, alors qu’une caisse enregistreuse tactile dotée de logiciel et périphériques peut largement dépasser 5000 ou 8000 € pour les plus complètes.

Dans votre devis de caisse enregistreuse, n’oubliez pas d’ajouter les périphériques (imprimante, affichage, scanner…) pour connaître votre véritable coût caisse enregistreuse.

Tableau des prix

Lorsque vous faites votre demande de devis caisse enregistreuse, pensez toujours à demander le prix de la caisse seule, et le prix dans le cadre d’un pack incluant :

Vous seriez surpris de voir à quel point une offre groupée en pack peut vous permettre de faire des économies sur votre budget caisse enregistreuse.

La caisse enregistreuse d’occasion, une bonne idée ?

Il peut être tout à fait acceptable, autant pour un petit commerce que pour un commerçant qui se lance, en attendant de faire du chiffre d’affaires qui permette d’investir dans du matériel neuf, de s’équiper avec une caisse enregistreuse d’occasion (la plupart des caisses enregistreuses de grandes marques sont conçues pour durer de 10 à 15 ans).

Vous devrez simplement veiller à ce que celle-ci soit certifiée NF525, vendue avec le certificat de conformité, et que l’intégralité des données ait été écrasée et remise à zéro.

Il vous faudra peut-être en ce cas faire une mise à jour du pilote de votre caisse d’occasion.

Demandez au vendeur de vous remettre la garantie de l’appareil, si celle-ci est toujours valide. Les clauses de garanties sur les caisses enregistreuses s’étendent parfois jusqu’à 5 ans.

Le prix d’une caisse d’occasion se situe entre 75 et 300 € pour une caisse enregistreuse pas cher basique, et avoisine les 1000 € pour une caisse enregistreuse tactile.

Généralement, les remises sur les terminaux points de vente d’occasion vont de moins 30 à moins 50 %, selon le modèle et l’ancienneté.

Une caisse enregistreuse âgée de 2 ans est largement aussi performante qu’une neuve : mettez à jour le logiciel et le tour est joué ! Ce n’est pas nécessairement la machine en soi qui assure les performances, mais bien souvent le logiciel de caisse.

Vous pouvez, au besoin, changer facilement l’écran tactile de votre TPV.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles des caisses enregistreuses peuvent se retrouver sur le marché de l’occasion : cessation d’activité, remplacement, matériel de démonstration, fin d’activité saisonnière, changement de système, etc.

Si le matériel a peu servi et été bien entretenu il y a rarement de dysfonctionnement.

Grâce au marché de l’occasion, les commerçants peuvent s’équiper d’un outil moderne, performant et conforme à la législation tout en faisant de belles économies.

Reconditionnée par un professionnel

Dans la mesure du possible, privilégiez une caisse reconditionnée par un professionnel.

La plupart des fabricants proposent une page d’appareils reconditionnés sur leur site, de même que les distributeurs et équipeurs professionnels.

Toutefois un professionnel du reconditionnement représentera une garantie supplémentaire. Les techniciens de ces services de reconditionnement ont l’expertise technique pour réparer, restaurer à neuf et tester ces produits afin de proposer à leur clientèle un matériel de qualité. Les garanties de bon fonctionnement et la certification seront alors étendues.

Location de caisse enregistreuse, une solution temporaire ?

L’achat caisse enregistreuse est un investissement qui demande de la trésorerie. A fortiori si le modèle souhaité est sophistiqué.

Dans le cadre d’une reprise ou d’une création d’une activité commerciale, on peut donc à juste titre préférer au moins temporairement recourir à la location, pour éviter de devoir débourser plusieurs milliers d’euros pour une caisse tactile, et autant pour les périphériques de caisse !

La location d’un terminal de point de vente est intéressante, dans la mesure où elle ne s’étend pas dans la durée (il ne faut pas dépasser le seuil d’amortissement d’un achat).

Généralement ce sont les fournisseurs d’appareils bureautiques ou spécialisés en équipement de commerces qui proposent l’achat ou location de caisse. Les fabricants également, dans certains cas.

Avec le contrat de location vient généralement un contrat d’entretien et de mise à jour des pilotes ou logiciels, ainsi que le dépannage. Le loueur vous proposera logiquement l’installation sur place ainsi que le paramétrage.

Certains vous proposeront même une période d’essai (payante), si vous n’êtes pas certain du modèle ou des fonctionnalités qui vous intéressent.

L’un des avantages de la location étant que vous pouvez à tout moment changer de matériel et passer aux modèles plus récents.

Demandez lors du devis de location si l’équipementier propose une option d’achat à la fin de votre contrat.

La location de caisse représente la solution idéale pour les commerces saisonniers.

Les tarifs de location varient considérablement selon le modèle, les options comprises dans le contrat, et la durée de location.

Les options ou services que vous devrez impérativement obtenir si vous vous dirigez vers un contrat de location de caisse enregistreuse sont :

l’installation
le paramétrage
le dépannage
la certification NF525
la mise à jour du logiciel
les périphériques de caisse et consommables

L'abonnement logiciel de caisse 

Selon le logiciel que vous utiliserez pour vote caisse enregistreuse, il n’est pas impossible que vous deviez en plus payer un abonnement mensuel. Vérifiez bien les conditions d’utilisation du logiciel fourni avec le matériel de caisse que vous louez.

Achat de caisse enregistreuse, comment le porter à vos frais professionnels ?

L’achat d’une caisse enregistreuse nécessaire à votre activité professionnelle de commerçant fait l’objet d’un amortissement, pour la comptabilité de votre entreprise.

Amortissement

L’amortissement correspond à la perte de valeur de votre caisse enregistreuse année après année en raison de son obsolescence.

À ce titre, les caisses enregistreuses font partie de ce qu’on appelle les « immobilisations corporelles » : c’est-à-dire que leur durée d’amortissement est estimée entre 5 et 10 ans.

Pour un achat neuf, la durée d’amortissement idéale est inférieure ou égale à sa date d’obsolescence (donc moins de 5 ans)

Cette durée d’amortissement, que vous devriez estimer au plus juste avec l’aide d’un comptable, vous permettra de calculer la « dotation aux amortissements », c’est-à-dire la
somme que vous pourrez soustraire chaque année de votre chiffre d’affaires imposable.

Plus la durée d’amortissement est courte, plus le montant des dotations sera important. Votre résultat sera diminué et vos impôts aussi.

Attention dans vos calculs : les services fiscaux sont particulièrement vigilants sur ce type de calculs à l’occasion d’un contrôle.

Prix des caisses enregistreuses en ligne (pour tablettes, ordinateurs et smartphones)

Exemple de tarifs pour la solution Izi caisse.enregistreuse.fr