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Selon le type de commerce, l’utilisation et le budget, les besoins relatifs à une caisse enregistreuse seront très variables.

Pour vous aider à établir votre devis caisse enregistreuse, comparatif des devis à l’achat et à la location

Avec un aperçu des prix pour une caisse enregistreuse, neuve ou d’occasion.

devis caisse enregistreuse

Définir vos besoins

S’il y a quelques années encore les caisses enregistreuses étaient de simples tiroirs-caisse avec calculatrice analogique, elles ont beaucoup évolué depuis.

Les caisses enregistreuses sont devenues de véritables outils de gestion, en plus d’optimiser l’encaissement et de recevoir les paiements.

Connectée, mobile, dématérialisée, la caisse enregistreuse 2020 est également une machine soumise à une réglementation fiscale stricte.

Il vous faut donc bien définir vos besoins avant de demander un devis. N'hésitez pas à établir un cahier des charges lors d'un brainstorming.

Certains commerçants décident d’utiliser leur caisse enregistreuse comme principal outil de gestion : dans ce cas il ne faut pas minimiser l’importance du choix et cela vaut la peine d’investir dans l’achat d’une caisse moderne et performante.

Alors que pour d’autres commerçants, les opérations d’encaissement sont rares et ponctuelles, et une caisse enregistreuse basique, voire de location, voire une application caisse enregistreuse sur smartphone ou tablette, peuvent être des alternatives intéressantes.

C’est pourquoi, le moment venu de choisir votre caisse et de demander un devis caisse enregistreuse, vous devrez considérer :

  • votre cahier des charges
  • le nombre d’utilisateurs
  • le besoin en personnalisation
  • votre secteur d’activité
  • le nombre de références produits
  • l’étendue de votre stock
  • votre marketing
  • votre besoin de mobilité ou de dématérialisation
  • etc. 
devis caisse mobile

Quel est le prix d’une caisse enregistreuse en 2020 ?

Il existe toute sorte de caisses enregistreuses, avec des fonctions plus ou moins avancées, du basique à la fonction sophistiquée.

Certaines caisses ne gèrent que l’encaissement et les paiements, tandis que d’autres gèrent des aspects divers d’un commerce : inventaire, stocks, personnel, fichiers clients, comptabilité, statistiques, performances par rayons, gestion des prix, etc.

Les prix caisse enregistreuse sur le marché ont donc logiquement très variables selon le modèle.

Les caisses enregistreuses à clavier/touches sont par exemple beaucoup moins paramétrables que les caisses à écrans tactiles, qui ne sont rien d’autre que des ordinateurs de caisse.

Un commerce important tirera profit d’une caisse optimisée et cela vaudra la peine de faire un investissement, pour optimiser la gestion et réduire le temps d’attente en caisse ou pour évaluer les performances des vendeurs par exemple.

Le prix d’une caisse enregistreuse dépend :

  • de sa technologie : une caisse analogique ou numérique standard sera beaucoup moins chère qu’une caisse tactile connectée
  • de ses performances
  • de son logiciel de caisse
  • des périphériques ajoutés
  • de la marque (Casio, Safescan, Sharp …)
  • de la certification (obligatoire) NF525

Les caisses enregistreuses classiques de base peuvent coûter de 100 à 500 €, alors qu’une caisse enregistreuse tactile dotée de logiciel et périphériques peut largement dépasser 5000 ou 8000 € pour les plus complètes.


Dans votre devis de caisse enregistreuse, n’oubliez pas d’ajouter les périphériques (imprimante, affichage, scanner…) pour connaître votre véritable coût caisse enregistreuse.

Tableau des prix

Lorsque vous faites votre demande de devis caisse enregistreuse, pensez toujours à demander le prix de la caisse seule, et le prix dans le cadre d’un pack incluant :

Matériel

Prix caisse enregistreuse obligatoire 2018 (NF525)

De

À

Caisse analogique

50 €

500 €

Terminal point de vente

600 €

2000 €

Caisse tactile

1500 €

> 5000 €

Lecteur de codes barres

50 €

700 €

Logiciel de caisse

Gratuit

2000 €

Imprimante

50 €

600 €

Tiroir-caisse

50 €

500 €

Afficheur client

100 €

500 €

Balance de caisse

100 €

3000 €

  • caisse
  • logiciel de caisse
  • imprimante
  • scanner
  • afficheur client
  • éventuellement d’autres périphériques de caisse
  • le contrat d’entretien

Vous seriez surpris de voir à quel point une offre groupée en pack peut vous permettre de faire des économies sur votre budget caisse enregistreuse.

Où acheter une caisse enregistreuse ?

  • Directement sur les sites Internet des fabricants
  • Auprès des revendeurs et distributeurs spécialisés dans l’équipement de commerces et le matériel professionnel
  • Sur les sites de vente en ligne
  • D’occasion, sur les sites de vente de seconde main
  • Site spécialisé en articles de bureau 
  • Site généraliste de produits d’occasion (le bon coin caisse enregistreuse)

La caisse enregistreuse d’occasion, une bonne idée ?

Il peut être tout à fait acceptable, autant pour un petit commerce que pour un commerçant qui se lance, en attendant de faire du chiffre d’affaires qui permette d’investir dans du matériel neuf, de s’équiper avec une caisse enregistreuse d’occasion (la plupart des caisses enregistreuses de grandes marques sont conçues pour durer de 10 à 15 ans).

Vous devrez simplement veiller à ce que celle-ci soit certifiée NF525, vendue avec le certificat de conformité, et que l’intégralité des données ait été écrasée et remise à zéro.

Il vous faudra peut-être en ce cas faire une mise à jour du pilote de votre caisse d’occasion.

Demandez au vendeur de vous remettre la garantie de l’appareil, si celle-ci est toujours valide. Les clauses de garanties sur les caisses enregistreuses s’étendent parfois jusqu’à 5 ans.

Le prix d’une caisse d’occasion se situe entre 75 et 300 € pour une caisse enregistreuse pas cher basique, et avoisine les 1000 € pour une caisse enregistreuse tactile.

Généralement, les remises sur les terminaux points de vente d’occasion vont de moins 30 à moins 50 %, selon le modèle et l’ancienneté.

Une caisse enregistreuse âgée de 2 ans est largement aussi performante qu’une neuve : mettez à jour le logiciel et le tour est joué ! Ce n’est pas nécessairement la machine en soi qui assure les performances, mais bien souvent le logiciel de caisse.

Vous pouvez, au besoin, changer facilement l’écran tactile de votre TPV.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles des caisses enregistreuses peuvent se retrouver sur le marché de l’occasion : cessation d’activité, remplacement, matériel de démonstration, fin d’activité saisonnière, changement de système, etc.

Si le matériel a peu servi et été bien entretenu il y a rarement de dysfonctionnement.

Grâce au marché de l’occasion, les commerçants peuvent s’équiper d’un outil moderne, performant et conforme à la législation tout en faisant de belles économies.


Caisse entrée de gamme
Caisse haut de gamme
Caisse tactile entrée de gamme
Caisse tactile haut de gamme

Prix neuf

160 € 
380 €
360 €
1200 €

Prix caisse enregistreuse occasion

80 €
150 €
140 €
500 €

Reconditionnée par un professionnel

Dans la mesure du possible, privilégiez une caisse reconditionnée par un professionnel.

La plupart des fabricants proposent une page d’appareils reconditionnés sur leur site, de même que les distributeurs et équipeurs professionnels.

Toutefois un professionnel du reconditionnement représentera une garantie supplémentaire. Les techniciens de ces services de reconditionnement ont l’expertise technique pour réparer, restaurer à neuf et tester ces produits afin de proposer à leur clientèle un matériel de qualité. Les garanties de bon fonctionnement et la certification seront alors étendues.

Effacer la mémoire d’une caisse d’occasion

Pour les caisses numériques : retirer la batterie de secours et suivre les instructions du manuel pour le formatage et la remise à zéro.


Pour les caisses tactiles : retirer la carte mémoire et en ajouter une nouvelle, et suivre les instructions de mise à jour du logiciel. Il vaut mieux laisser ce travail à un professionnel du reconditionnement.

Location de caisse enregistreuse, une solution temporaire ?

L’achat caisse enregistreuse est un investissement qui demande de la trésorerie. A fortiori si le modèle souhaité est sophistiqué.

Dans le cadre d’une reprise ou d’une création d’une activité commerciale, on peut donc à juste titre préférer au moins temporairement recourir à la location, pour éviter de devoir débourser plusieurs milliers d’euros pour une caisse tactile, et autant pour les périphériques de caisse !

La location d’un terminal de point de vente est intéressante, dans la mesure où elle ne s’étend pas dans la durée (il ne faut pas dépasser le seuil d’amortissement d’un achat).

Généralement ce sont les fournisseurs d’appareils bureautiques ou spécialisés en équipement de commerces qui proposent l’achat ou location de caisse. Les fabricants également, dans certains cas.

Avec le contrat de location vient généralement un contrat d’entretien et de mise à jour des pilotes ou logiciels, ainsi que le dépannage. Le loueur vous proposera logiquement l’installation sur place ainsi que le paramétrage.

Certains vous proposeront même une période d’essai (payante), si vous n’êtes pas certain du modèle ou des fonctionnalités qui vous intéressent.

L’un des avantages de la location étant que vous pouvez à tout moment changer de matériel et passer aux modèles plus récents.

Demandez lors du devis de location si l’équipementier propose une option d’achat à la fin de votre contrat.

La location de caisse représente la solution idéale pour les commerces saisonniers.

Les tarifs de location varient considérablement selon le modèle, les options comprises dans le contrat, et la durée de location.

Les prix de location vont généralement de 50 € à 500 € par mois, pour un contrat basé sur 3 ans d’engagement.

caisse enregistreuse location


Les options ou services que vous devrez impérativement obtenir si vous vous dirigez vers un contrat de location de caisse enregistreuse sont :

l’installation
le paramétrage
le dépannage
la certification NF525
la mise à jour du logiciel
les périphériques de caisse et consommables


L'abonnement logiciel de caisse 

Selon le logiciel que vous utiliserez pour vote caisse enregistreuse, il n’est pas impossible que vous deviez en plus payer un abonnement mensuel. Vérifiez bien les conditions d’utilisation du logiciel fourni avec le matériel de caisse que vous louez.

Simulation de devis caisse enregistreuse

Achat d’un pack complet
Caisse tactile
+ imprimante
+ tiroir-caisse
+ logiciel de caisse



1800-2000 € au total

Location sur 36 mois
+Formation/Paramétrage/installation
+Maintenance 3 ans à distance


75 € par mois
1 € l’option d’achat


Soit 2700 € pour 3 ans

Location tablettes

 

+Paramétrage


60 € par mois



Soit 720 € par an

Achat de caisse enregistreuse, comment le porter à vos frais professionnels ?

L’achat d’une caisse enregistreuse nécessaire à votre activité professionnelle de commerçant fait l’objet d’un amortissement, pour la comptabilité de votre entreprise.

Amortissement

L’amortissement correspond à la perte de valeur de votre caisse enregistreuse année après année en raison de son obsolescence.

À ce titre, les caisses enregistreuses font partie de ce qu’on appelle les « immobilisations corporelles » : c’est-à-dire que leur durée d’amortissement est estimée entre 5 et 10 ans.

Pour un achat neuf, la durée d’amortissement idéale est inférieure ou égale à sa date d’obsolescence (donc moins de 5 ans)

Cette durée d’amortissement, que vous devriez estimer au plus juste avec l’aide d’un comptable, vous permettra de calculer la « dotation aux amortissements », c’est-à-dire la
somme que vous pourrez soustraire chaque année de votre chiffre d’affaires imposable.


Plus la durée d’amortissement est courte, plus le montant des dotations sera important. Votre résultat sera diminué et vos impôts aussi.

Attention dans vos calculs : les services fiscaux sont particulièrement vigilants sur ce type de calculs à l’occasion d’un contrôle.

Immobilisation

Le rôle économique des immobilisations est de contribuer à générer des produits (crédit du compte de résultat) pendant plusieurs exercices comptables. Il s’agit donc d’investissements. C’est le cas des caisses enregistreuses.

Dans votre plan comptable, votre caisse enregistreuse ou logiciel de caisse fera partie des immobilisations corporelles, comme tout le reste de votre matériel informatique.

Charges

Si vous n’achetez pas, mais que vous louez, en revanche, l’acquisition de votre caisse ou logiciel de caisse entrera dans vos charges.

Une charge, puisque l’entreprise n’achète aucun bien.

caisse en ligne

Prix des caisses enregistreuses en ligne (pour tablettes, ordinateurs et smartphones)

Exemple de tarifs pour la solution Izi caisse.enregistreuse.fr

Version gratuite

Impression des tickets de caisse
Gestion des paiements différés
Paiement par compte client
Multirèglements
Mise en attente des tickets
Retours, échanges et avoirs
Gestion des codes barres
Gestion des remises
Agenda en ligne
Fichier clients détaillé
Gestion multipoint de vente
Suivi du chiffre d’affaires
Calcul de la TVA et des montants encaissés
Gestion des retraits et des dépôts
États des avoirs et du crédit des clients
Exports des états comptables au cabinet sous format Excel
Paramétrage personnalisé des tickets
Gestion du personnel et des utilisateurs
Configuration des taxes, des moyens de paiement
Gestion du planning
Gestion multi points de vente


FORMULE "GRATUITE"
0 €

Abonnement annuel PRO

+ version gratuite
Gestion des bons cadeaux
Cartes de fidélité
Suivi journalier du fond de caisse
Gestion des journées de caisse
Gestion automatique du stock au fil des ventes
Valorisation du stock
Inventaires
Gestion des entrées et sorties de stock
Gestion des fournisseurs
Gestion des codes barres
Correction des écarts de stock


FORMULE PRO
29,90 €

Abonnement annuel PRO+

+ version gratuite
Paramétrage personnalisé des tickets
Gestion du personnel et des utilisateurs
Configuration des taxes, des moyens de paiement
Gestion du planning
Gestion multi points de vente
Réservation en ligne
Création d’un site Internet
Domaine en. fr ou .com inclus
Hébergement inclus


FORMULE PRO+
39,90 €

Une caisse enregistreuse gratuite, ça existe ?

Depuis quelques années, et le délaissement progressif des caisses enregistreuses pour les applications de caisse enregistreuse virtuelle pour tablettes et portables, apparaît le concept de « caisse enregistreuse gratuite ».

Il ne faut pas tout confondre.

Dans ce cas, c’est bien l’appareil qui est « gratuit », puisque vous pouvez utiliser votre smartphone ou votre tablette professionnelle, ou votre ordinateur, dont vous disposez déjà. Vous n’avez pas à acheter de caisse.


Mais attention cela ne vous dispense pas d’investir par ailleurs dans :

  • un logiciel/application de caisse
  • les périphériques
  • le TPE
  • le réseau

L’utilisation d’une application caisse enregistreuse pour votre caisse « virtuelle » sera bien payante, avec un abonnement mensuel.


Il existe des abonnements gratuits, mais les fonctions sont restreintes, de même que le nombre de transactions ou de clients ou encore de références produits.


Par ailleurs les logiciels de caisse certifiés NF525 sont peu ombreux.


Les nouvelles caisses enregistreuses en ligne offrent des performances absolument capables de rivaliser avec celles des logiciels de gestion de caisse classique des éditeurs historiques.

Les logiciels de caisse sont dans ce cas installables sur vos appareils portables via le Play Store ou l’App Store et se téléchargent en quelques secondes !

La caisse enregistreuse en ligne est en pleine croissance et les tarifs pratiqués sont très attractifs, agiles, et évolutifs, du fait de la concurrence des logiciels open source.


Les tarifs vont de la gratuité (relative, car limitante) à 50 € par mois au maximum. Pour une moyenne de 29 € mensuels.


Évidemment, ce type de caisse enregistreuse en ligne passe par un stockage des données quasi exclusivement sur le Cloud (privé ou non) et pose des problèmes de protection et de sécurisation des données.


Vous devrez donc, si vous recourez à cette technologie, vous assurer que les appareils sur lesquels vous utilisez votre logiciel de caisse sont pleinement protégés (antivirus, anti malware, Firewall et codes de sécurité à plusieurs niveaux).

Un logiciel de caisse gratuit comprend généralement les fonctions suivantes :

  • connectable comme terminal de paiement gratuit via PayPal
  • connectable à une imprimante de bureau pour impression des tickets de caisse
  • compatible Excel pour rapports de vente
  • multi plateforme : PC, Mac, iOs, Android
  • lecture de codes barres avec webcam ou caméra sur smartphone
  • gestion des stocks
  • fichier coordonnées clients
  • taux de TVA configurable
  • liste des employés et droits personnalisés
  • gestion de cartes à points de fidélité
  • gestion des créances et avoirs
  • gestion des réductions
  • gestion des chèques cadeaux
  • factures par courrier postal automatisé
  • gestion des tables (restaurants)
  • fonction e-commerce
  • service marketing SMS


Prenez garde, avec les caisses virtuelles, au (parfois long et fastidieux) travail de configuration et de paramétrage, de l’interface et des fonctionnalités, de votre abonnement, de vos articles, etc.

Cependant le SAV et l’installation, ainsi que le paramétrage et la connexion avec les périphériques de caisse sont moins assistés et sont donc réservés aux utilisateurs les plus à l’aise avec la technologie mobile !