Tout commerce ou activité de vente engendre des recettes fiscales.
Et doit donc faire l’objet d’une comptabilité aux normes et d’opérations d’encaissement ou de décaissement scrupuleusement suivies.
C’est à cela que servent les logiciels de caisse.
Mais pas seulement !
À quoi sert un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse permet de gérer les encaissements et opérations comptables associées à votre terminal de vente. Il traite les paiements, remboursements, remises et les montants de TVA appliqués.
Le logiciel de caisse permet d’aller plus loin que les fonctions basiques des caisses analogiques ou électroniques de base.
Les logiciels de caisse sont très performants et permettent d’automatiser un ensemble d’opérations comptables afin de ne pas avoir à les faire manuellement.
Le logiciel de caisse est un logiciel de gestion compatible avec la plupart des grands logiciels utilisés en comptabilité.
Que vous travailliez à partir d’une caisse enregistreuse, d’une tablette ou d’un PC, le logiciel d’encaissement saura s’adapter au support et tenir un rôle polyvalent.
Les éditeurs de logiciels ont fait ces dernières années de très gros efforts pour s’assurer que les logiciels soient devenus agréables à utiliser, ergonomiques et intuitifs, avec des interfaces simplifiées et préprogrammées.
Ainsi nul besoin d’être expert comptable ou informaticien pour les utiliser, ce qui a considérablement changé le quotidien de nombreux commerçants.
L’objectif ultime du logiciel de caisse, outre la conformité de votre gestion des encaissements, est de vous faire gagner en temps et en productivité.
Certifié NF525
Avec la nouvelle loi Finance 2018, il est désormais obligatoire pour les caisses enregistreuses informatisées, et pour la comptabilité à tenir par les commerces, de recourir à un logiciel de caisse certifié NF525.
Les caisses enregistreuses certifiées répondent ainsi aux nouvelles normes antifraude à la TVA (dissimulation de recettes) et sont sécurisées contre les manipulations de données a posteriori.
La norme NF525 garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, l’archivage et la conservation prévus par la loi
Cette obligation concerne tous les commerçants et professionnels (commerces et e-commerces, sauf autoentrepreneurs ou micro-entrepreneurs) assujettis à la TVA, tous secteurs confondus.
L’attestation de conformité remise par l’éditeur de votre logiciel de caisse doit être conservée et présentée à l’administration fiscale sur demande.
En cas de non-conformité, vous risquez une amende de 7 500 € par logiciel de caisse et/ou de comptabilité. Vous disposerez alors d’un délai de 60 jours pour vous mettre en conformité.
Choisir son logiciel de caisse
Les deux principaux critères à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de caisse sont :
Sachant que les deux seront principalement liés à votre secteur d’activités.
Un logiciel de caisse simple, sans outils pour la gestion des stocks ou des fournisseurs, ne conviendra pas par exemple pour une boutique avec des milliers de références de produits.
Alors qu’au contraire, pour un salon de coiffure qui vend un nombre de prestations limité, cela pourra convenir.
Il n’en sera pas de même si vous vendez des pizzas, des boissons, de l’épicerie, des vêtements, de l’électroménager, des biens culturels, des nuits d’hôtel, du pain, des coupes de cheveux…
Pour vous simplifier la chose, observez autour de vous vos concurrents et les commerçants qui travaillent dans le même secteur et voyez ce qu’ils utilisent.
Vérifiez également en ligne les références des éditeurs et qui sont leurs clients.
Mais vous devez également prendre en compte d’autres critères :
L'offre du logiciel devrait toujours inclure au minimum une hotline et un contrat de maintenance ou de mise à jour en cas de bug avec un service après-vente et une ligne de dépannage technique et commercial 24/24 et disponible.
Gestion des étiquettes et des code-barres
La gestion des code-barres, QR code ou étiquettes est l’une des fonctionnalités les plus importantes des logiciels de caisse.
Un logiciel de caisse doit vous permettre de créer et gérer vos propres code-barres et d’imprimer vos étiquettes.
La gestion des articles et des stocks par code-barres vous fera gagner un temps incroyable en opérations automatisées de vente, de stock et d’inventaires.
Renseignez-vous bien sur les fonctionnalités que propose votre logiciel de caisse sur ce thème, en particulier sur la facilité de programmer de nouveaux code-barres.
Prix d’un logiciel de caisse
Si l’on considère les dix principaux logiciels de caisse qui dominent actuellement le marché, les prix restent aussi versatiles que les fonctionnalités et la « puissance » des logiciels : du simple encaissement au véritable outil marketing polyvalent.
Comme c’est le cas pour tous les logiciels, vous aurez le choix entre un achat de logiciel, ou un abonnement, mensuel ou annuel.
Si certains éditeurs ne vous laissent pas le choix (abonnement obligatoire d’un an minimum), d’autres vous proposeront des packs différents, que vous pourrez moduler selon vos préférences.
En moyenne, les abonnements mensuels tournent autour de 30 €.
Les achats de logiciels (sans les mises à jour) peuvent se chiffrer entre 500 et 3000 € !
Attention toutefois, selon l’éditeur, un logiciel acheté pourrait devenir obsolète après 1, 2 ou 5 ans. Certaines mises à jour sont gratuites, d’autres payantes.
Vous devrez également tenir compte du nombre de terminaux sur lesquels un seul logiciel peut être installé : 1, 2… 5… 10…
Parfois cela vous oblige à multiplier le prix du logiciel par le nombre de postes d’encaissement.
Liste logiciel de caisse pour tablette, ordinateur ou TPV
Lors de l’acquisition d’un logiciel de caisse, la première question à se poser est : utiliserez-vous un terminal point de vente, ou avez-vous plutôt besoin d’un logiciel caisse enregistreuse pour tablette dans votre commerce ambulant ?
De même, si vous n’utilisez pas de caisse tactile, mais un ordinateur, vous aurez besoin soit d’un logiciel caisse enregistreuse Mac ou d’un logiciel de caisse enregistreuse pour PC.
En d’autres termes : le support d’utilisation de votre logiciel est essentiel !
Dans les commerces nomades ou dans les commerces avec pas de porte, la tendance 2020 est à l’application de caisse enregistreuse pour tablette ou smartphone, plutôt qu’au logiciel point de vente classique.
Il n’est pas rare de voir les vendeurs des boutiques les plus tendance déambuler dans les allées munis de leur smartphone, prendre en photo le code-barres des articles que vous avez choisi et vous dire « voilà, vous n’avez plus qu’à régler en caisse ».
Dans le même mouvement, avec le boom colossal du e-commerce (commerce en lignes, les « caisses » n’en sont plus vraiment et le mot d’ordre est la mobilité.
Donc il convient de distinguer d’une part les logiciels de caisse pour points de vente fixes et les applications de caisse pour smartphones et tablettes, plus nomades [on les trouve dans les événements, dans les food trucks, dans les boutiques d’électroniques, sur les marchés…] qui offrent flexibilité et gestion intégrale sur le Cloud aux commerçants, qui peuvent ainsi gérer par exemple plusieurs points de vente, simplement depuis leur smartphone !
Comparatif des logiciels de caisse 2020
Mais que ce soit comme logiciel caisse enregistreuse restaurant sur PC, logiciel de caisse restaurant avec options smartphone, ou gestion multi points de ventes, ces quelques logiciels de caisse 2020 parmi les plus plébiscités par les professionnels ont fait leurs preuves, sur des segments de marché variés.
Header | Kezia II | Easy Caisse | Tactill | Pointex PDV | Linéostore | Addictill | Openflex | Melkal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Compatibilité | PC | PC | iPad/iOs | PC | PC | TPV | Android | PC |
Applications et fonctions | Existe en différentes versions : Kezia II mode, Kezia II pressing cordonnerie, Kezia II coiffure beauté, Kezia II vente à emporter, Kezia II boulangerie, Kezia II fleuriste, Kezia II Bio | Il existe une gamme complète, selon votre activité : Easy Resto, Easy Livraison, Easy Bar, | Caisse écran tactile pour iPad | Logiciel d’encaissement et de gestion multi magasins | Multi secteurs et très polyvalent, il a des fonctionnalités à l’infini | Logiciel ultra complet de gestion de caisse, pour toutes les fonctions Front office et | ERP : polyvalent, pour gérer tous les aspects d’un commerce (facturation, comptabilité, stock, paie, ventes…) | Logiciel d e caisse multisupport compatible Excel Il peut être utilisé sur quasiment n’importe quel appareil moderne (smartphone, tablette, ordinateur, caisse, quelle que soit la marque). |
Avantages | Indicateurs et analyses de performances, stocks, etc. Très performants | Modulable, compatible avec de nombreux accessoires de terminaux de points de vente (écrans, imprimantes, scanners…) | Rapide | Fonctionnalités de gestion très intéressantes Complémentarité de modules | Encaissement rapide | Mises à jour gratuites | Intuitif | Multiappareil & multiutilisateur |
Inconvénients | Aucun | Interface un peu basique | Compatibilité unique iOs | Fonctionnalités d’encaissement basiques | Aucun | Pas de fonction mobile ou adaptable sur tablette ou smartphone | Achat par modules : plus vous souhaitez de fonctionnalités, plus le logiciel vous coûtera cher |
|
Notre avis | Super polyvalent, flexible et intuitif. Le préféré de nombreux commerces petits et moyens | Pour les commerces déjà équipés en caisses enregistreuses et accessoires de caisse ou TPV | Très bien, et optimal… quand on travaille sur iOs ! | Module très intéressant qui adapte Pointex aux e-commerces et à leurs activités. | Parfait comme solution mobile et ecommerce, ou multimagasins. Un véritable outil de gestion intégrale | Parfait pour les commerces importants avec de fréquentes opérations d’encaissement, et une gestion conséquente des produits, stocks, fournisseurs, et clients. Pour simplifier la comptabilité. | Adapté aux flux importants, comme dans le secteur de la restauration. | Back-Office complet, pour ceux qui veulent avoir une gestion optimale |
Prix | NC | Existe en pack discount, compact ou prestige : de 350 à 450 € le logiciel seul | 29, 49 ou 69 € par mois l’abonnement, selon les options | De 400 à 1400 € |
| NC | Environ 90 € pour la version standard | 279 à 679 € l’achat, ou 30 € l’abonnement mensuel |
Existe-t-il des logiciels de caisse gratuits ?
Et les micro commerces, comme les auto entrepreneurs qui se lancent, seront sans doute bien heureux d’en découvrir quelques-uns, qui rempliront les fonctions basiques d’un logiciel de caisse, avant de passer aux versions payantes avec davantage de fonctionnalités pour gérer leurs affaires.
Hiboutik est un logiciel de caisse gratuit certifié en ligne, à l’utilisation hyper intuitive et simplifiée. Il vous permettra de gérer un petit nombre de ventes, de stocks, de produits et de clients. Vous aurez également accès à quelques statistiques.
Loyverse est un logiciel de caisse libre pour tablettes et smartphones. Pour un logiciel gratuit, ses fonctionnalités sont plutôt intéressantes et variées. Vous pourrez par exemple scanner un code-barres avec la caméra de votre smartphone.
Caisse enregistreuse est un logiciel de caisse gratuit qui s’adapte aussi bien aux tablettes et smartphones que comme logiciel caisse enregistreuse pour pc gratuit. Hyper simple et facile à utiliser, les débutants apprécieront son aspect pratique. Il est compatible avec plusieurs accessoires de caisse.
Izicaisse pour PC, tablette et smartphone, permet la gestion des paiements, l’impression des factures et des tickets de caisse, et la gestion des remises. Le logiciel vous permettra également de créer un fichier clients et de suivre votre chiffre d’affaires.
RoverCash est un autre logiciel de caisse gratuit pour Android et iPad, adapté aux petits commerçants, avec notamment des statistiques utiles.
Attention, les logiciels de caisse gratuits, même s’ils sont certifiés, ne conviendront qu’aux micro commerces dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas les 15 000 €.
La gestion de la TVA et d’autres impératifs fiscaux, ou bien encore un nombre maximum de clients ou fournisseurs vous limitera très rapidement dans le cas contraire !
Le logiciel de caisse agile
Si la comptabilité et les normes fiscales sont des plus inflexibles, en revanche, en 2020 ce qu’on attend des logiciels ou applications de caisse c’est qu’ils soient « agiles ».
C’est-à-dire souples, intuitifs, personnalisables, mobiles et réalistes !
Et par agile on entend également, à l’heure du Cloud, qu’ils protègent les données des clients avec sérieux.
Les applis ou logiciels de gestion de point de vente 2020 doivent tout permettre à la fois. Le front et back-office, la gestion commerciale, le marketing, la dématérialisation, le stockage de données, la solution full web/SaaS (software as a Service), etc.
C’est-à-dire plus de fonctionnalités, mais aussi plus de facilité pour l’utilisateur qui ne doit pas avoir à parcourir des dizaines de menus pour trouver comment créer une nouvelle référence par exemple.
Toute cette génération de logiciels de caisse agiles bénéficie d’ailleurs d’une émulation très intéressante, du fait que les gros éditeurs traditionnels ne sont plus les seuls à occuper le marché : face à eux on trouve des applications open source, et des programmeurs du monde entier.
La technologie doit servir le professionnel, pas l’inverse.
Dans cette logique, ce que recherchent de plus en plus les commerçants, ce sont des solutions « one-size-fits-all » qui permettent d’avoir une vision globale de son activité, et des modules de fonctions à ajuster à la carte.
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