Mise à jour et entretien de votre caisse enregistreuse. Guide complet.

Changements fiscaux, changements de procédures… Les occasions de mettre à jour ou de programmer de nouvelles fonctions sur une caisse enregistreuse ne manquent pas !

Plus la caisse enregistreuse que vous utilisez est basique, plus il sera facile de vous y retrouver. Une simple consultation du manuel de l’utilisateur ou un coup de fil à la hotline du fabricant suffira.

Mais pour les caisses tactiles ou les caisses connectées, ce n’est pas toujours aussi simple.

Voici comment vous y retrouver dans la mise à jour de votre caisse enregistreuse.

entretien caisse

Les formations pour apprendre à bien utiliser votre caisse enregistreuse

Dans tous les cas, lorsque vous vous équipez d’une nouvelle caisse enregistreuse, a fortiori si c’est un logiciel ou une technologie que vous ne maîtrisez pas, vous devriez systématiquement suivre une formation à son utilisation.

Soit directement par le distributeur ou éditeur fabricant de votre nouvelle caisse, soit auprès d’un organisme de formation spécialisé pour les commerçants.

Un petit investissement en formation et en temps qui pourra en réalité vous faire gagner énormément et vous rendre opérationnel beaucoup plus rapidement !

Généralement les formations caisse enregistreuse durent entre une demi-journée et 3 jours au grand maximum.

Envoyer une personne de votre entreprise vous permettra de la nommer référente si ses collègues ont des difficultés, et permettra lorsque le SAV de votre éditeur de logiciel de caisse est contacté, qu’une seule personne centralise les informations et les nouvelles relatives aux mises à jour.

La majorité des fournisseurs propose une formation sur site, qui a le mérite d’être adaptée à la configuration de votre commerce et de vos opérations. Il est possible si vous achetez un équipement neuf que cette formation soit prévue dans le contrat d’achat. Renseignez-vous.

formation caisse


Souvenez-vous que si la formation est donnée par un organisme de formation agréé (certains fabricants de caisses enregistreuses et éditeurs de logiciels le sont), le coût de cette formation peut vous ouvrir droit à un crédit d’impôt.


Mais vous avez également d’autres options de formation :

  • Les formations en ligne
    Par modules, sur une application précise. Malheureusement ce type de formation n’est pas toujours complet, ou ne concerne que les mises à jour les plus récentes.
  • Les tutoriels vidéo sur Internet
    Vous seriez sans doute étonné de découvrir tout ce que YouTube peut vous apprendre sur les trucs et astuces pour mieux utiliser votre caisse enregistreuse.


Notez qu’il n’est pas obligatoire de suivre une formation pour utiliser une caisse enregistreuse.

Toutefois la bonne maîtrise de vos outils vous permettra de gagner beaucoup de temps et d’optimiser votre façon de travailler, à la fois en front et en back-office.

Quelques tutoriels pour caisses enregistreuses

mise à jour caisse enregistreuse

Mise à jour de votre logiciel de caisse


Attention : depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse doivent être certifiés conformes à la norme NF252. Il est donc obligatoire, si cela n’a pas encore été fait ou si vous avez fait l’acquisition d’une caisse enregistreuse d’occasion, de procéder à une mise à jour de votre logiciel de gestion de l’encaissement, afin que celui soit aux normes en vigueur !


En général, l’achat d’un logiciel de caisse donne droit à des mises à jour techniques et administratives pendant 1 an (12 mois). Au-delà, vous devrez soit acheter la version plus récente du logiciel, soit acheter la dernière mise à jour en date pour prolonger votre logiciel.

Pour cela, rendez-vous directement sur le site de l’éditeur ou contactez votre distributeur.

Les logiciels de caisse vendus par les éditeurs sont téléchargeables en ligne, avec la saisie d’une clé de certificat (attention, vérifiez bien le nombre de postes d’encaissement accepté par la version que vous achetez. Certains logiciels ne sont valables que pour une seule caisse. Si vous avez plusieurs terminaux, vous devrez acheter plusieurs clés.)

Au moment de l’achat de votre mise à jour de logiciel de caisse, vous devrez fournir :

  • vos numéros de SIRET
  • numéro de TVA
  • et code NAF

Ils figureront sur votre attestation de conformité NF525, qui devra être présentée en cas de contrôle fiscal.

Les logiciels de caisse gratuits ne proposent normalement pas de mise à jour. Mais attention, rares sont ceux qui sont conformes NF525 !

entretien caisse

Installation d’une caisse enregistreuse et mise en route

  1. Déballez soigneusement votre caisse en veillant à ne pas retourner ou secouer le carton
  2. Posez votre matériel sur une surface plane et stable
  3. Branchez et connectez votre appareil et mettez-le sous tension
  4. Connectez tous les accessoires (écran client, imprimante, lecteur de code barres…) et mettez-les également sous tension
  5. Suivez les instructions à l’écran pour le paramétrage du système
  6. Configurez l’interface selon vos préférences
  7. Saisissez les log in et mots de passe de sécurité des utilisateurs
  8. Réglez la langue, l’heure et la date, la ou les devises
  9. Si la TVA n’est pas programmée, entrez-la
  10. Reliez votre caisse aux appareils connectés (smartphone, tablette, etc.)
  11. Saisissez l’accès au Cloud si vous désirez y faire un stockage de sauvegarde
  12. Activez la synchronisation des données
  13. Importez vos fichiers prix, fournisseurs, produits et clients
  14. Aménagez le tableau de bord de caisse (affichage et fonctions utiles) en supprimant dans la mesure du possible toutes les fonctions que vous n’aurez pas à utiliser

Comment programmer caisse enregistreuse Casio, Sharp ou Epson ?

Pour toutes les caisses analogiques non connectées, la programmation des fonctions de base est très simple.

Vous pouvez, directement sur les sites Internet des fabricants, consulter les tutoriels, documentation PDF et vidéos en ligne :

  • Assistance Programmation des produits
  • Assistance pour les modèles spécifiques
  • Assistance problème technique
  • Télécharger les logiciels de programmation pour PC (Windows)
  • Obtenir un certificat LNE Fiscalité 2018
  • Brochures des systèmes d’encaissement et logiciels
  •  Manuels d’Utilisation et Programmation
  • Guide de démarrage rapide
  • Manuels de programmation simplifiée
  •  etc.

La programmation se fait dans cet ordre :

  1. Initialisation de la caisse
  2. Programmation de l’heure
  3. Programmation de la date
  4. Programmation de la TVA 5.5 %
  5. Programmation de la TVA 10 %
  6. Programmation de la TVA 20 %
  7. Affectation des TVA1 aux départements
  8. Programmation des libellés de TVA
  9. Affectation des TVA sur le calcul des remises
  10. Programmation du prix d’un PLU (article)
  11. Rattachement d’un PLU (article) à une famille (Département)
  12. Programmation du prix d’un département
  13. Programmation du nom d’un département
  14. Programmation du nom d’un article
  15. Programmation des 5 lignes du message entête ticket
  16. Remise à zéro des chiffres d’affaires (si nécessaire)
  17. Formatage de la carte SD
  18. Sauvegarde du programme sur carte SD

Entretien d’une caisse enregistreuse

protege clavier caisse

Que votre caisse enregistreuse soit une caisse tactile ou une application sur tablette, vous aurez des opérations régulières d’entretien à faire pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Parmi les actions d’entretien :


Attention : éteignez toujours votre caisse avant de la nettoyer !

  • Si la caisse n’est pas tactile, mais à touches, nettoyez et désinfectez régulièrement le clavier ! Les poussières et saletés (sans parler des germes) accumulées peuvent finir par bloquer des touches, en particulier si vous manipulez des denrées alimentaires ou des produits gras (commerces de bouche).
    Utilisez un aspirateur à main avec un embout adapté, un spray souffleur ou une mousse nettoyante spéciale. Les lingettes ne doivent pas être trop humides. 
  • Assurez-vous que la batterie ou les piles soient régulièrement rechargées, et changées en fin de cycle de vie (selon fréquence d’utilisation).
  • Si vous utilisez des câbles, évitez les rallonges et les adaptateurs
  • Assurez-vous que l’espace de stockage mémoire soit suffisant, et achetez des cartes mémoire plus importantes si besoin (pensez également au stockage sur Cloud !)
  • Protégez vos écrans tactiles avec des films adaptés anti rayures et anti chocs
  • Le tiroir-caisse et ses mécanismes (roulements à billes, serrure et ressorts) sont souvent fragilisés avec le temps.
    Contrôlez leur bon fonctionnement 2 fois par an.
  • Pensez à entretenir vos imprimantes de caisse : recharge régulière des cartouches, nettoyage des têtes d’impression, etc.

En cas de panne de votre matériel électronique : contactez sans attendre le SAV de votre distributeur et faites intervenir un dépanneur agrée ! Ne vous lancez pas vous-même dans une tentative de dépannage si vous n’êtes pas électronicien et informaticien spécialisé !

Vous feriez sans doute plus de mal que de bien à votre matériel, et pourriez même perdre vos données !