Mise à jour et entretien de votre caisse enregistreuse. Guide complet.

Changements fiscaux, changements de procédures… Les occasions de mettre à jour ou de programmer de nouvelles fonctions sur une caisse enregistreuse ne manquent pas !

Plus la caisse enregistreuse que vous utilisez est basique, plus il sera facile de vous y retrouver. Une simple consultation du manuel de l’utilisateur ou un coup de fil à la hotline du fabricant suffira.

Mais pour les caisses tactiles ou les caisses connectées, ce n’est pas toujours aussi simple.

Voici comment vous y retrouver dans la mise à jour de votre caisse enregistreuse.

Les formations pour apprendre à bien utiliser votre caisse enregistreuse

Dans tous les cas, lorsque vous vous équipez d’une nouvelle caisse enregistreuse, a fortiori si c’est un logiciel ou une technologie que vous ne maîtrisez pas, vous devriez systématiquement suivre une formation à son utilisation.

Soit directement par le distributeur ou éditeur fabricant de votre nouvelle caisse, soit auprès d’un organisme de formation spécialisé pour les commerçants.

Un petit investissement en formation et en temps qui pourra en réalité vous faire gagner énormément et vous rendre opérationnel beaucoup plus rapidement !

Généralement les formations caisse enregistreuse durent entre une demi-journée et 3 jours au grand maximum.

Envoyer une personne de votre entreprise vous permettra de la nommer référente si ses collègues ont des difficultés, et permettra lorsque le SAV de votre éditeur de logiciel de caisse est contacté, qu’une seule personne centralise les informations et les nouvelles relatives aux mises à jour.

La majorité des fournisseurs propose une formation sur site, qui a le mérite d’être adaptée à la configuration de votre commerce et de vos opérations. Il est possible si vous achetez un équipement neuf que cette formation soit prévue dans le contrat d’achat. Renseignez-vous.

Souvenez-vous que si la formation est donnée par un organisme de formation agréé (certains fabricants de caisses enregistreuses et éditeurs de logiciels le sont), le coût de cette formation peut vous ouvrir droit à un crédit d’impôt.

Mais vous avez également d’autres options de formation :

Notez qu’il n’est pas obligatoire de suivre une formation pour utiliser une caisse enregistreuse.

Toutefois la bonne maîtrise de vos outils vous permettra de gagner beaucoup de temps et d’optimiser votre façon de travailler, à la fois en front et en back-office.

Mise à jour de votre logiciel de caisse

Attention : depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse doivent être certifiés conformes à la norme NF252. Il est donc obligatoire, si cela n’a pas encore été fait ou si vous avez fait l’acquisition d’une caisse enregistreuse d’occasion, de procéder à une mise à jour de votre logiciel de gestion de l’encaissement, afin que celui soit aux normes en vigueur !

En général, l’achat d’un logiciel de caisse donne droit à des mises à jour techniques et administratives pendant 1 an (12 mois). Au-delà, vous devrez soit acheter la version plus récente du logiciel, soit acheter la dernière mise à jour en date pour prolonger votre logiciel.

Pour cela, rendez-vous directement sur le site de l’éditeur ou contactez votre distributeur.

Les logiciels de caisse vendus par les éditeurs sont téléchargeables en ligne, avec la saisie d’une clé de certificat (attention, vérifiez bien le nombre de postes d’encaissement accepté par la version que vous achetez. Certains logiciels ne sont valables que pour une seule caisse. Si vous avez plusieurs terminaux, vous devrez acheter plusieurs clés.)

Au moment de l’achat de votre mise à jour de logiciel de caisse, vous devrez fournir :

Ils figureront sur votre attestation de conformité NF525, qui devra être présentée en cas de contrôle fiscal.

Les logiciels de caisse gratuits ne proposent normalement pas de mise à jour. Mais attention, rares sont ceux qui sont conformes NF525 !

Installation d’une caisse enregistreuse et mise en route

1. Déballez soigneusement votre caisse en veillant à ne pas retourner ou secouer le carton
2. Posez votre matériel sur une surface plane et stable
3. Branchez et connectez votre appareil et mettez-le sous tension
4. Connectez tous les accessoires (écran client, imprimante, lecteur de code barres…) et mettez-les également sous tension
5. Suivez les instructions à l’écran pour le paramétrage du système
6. Configurez l’interface selon vos préférences
7. Saisissez les log in et mots de passe de sécurité des utilisateurs
8. Réglez la langue, l’heure et la date, la ou les devises
9. Si la TVA n’est pas programmée, entrez-la
10. Reliez votre caisse aux appareils connectés (smartphone, tablette, etc.)
11. Saisissez l’accès au Cloud si vous désirez y faire un stockage de sauvegarde
12. Activez la synchronisation des données
13. Importez vos fichiers prix, fournisseurs, produits et clients
14. Aménagez le tableau de bord de caisse (affichage et fonctions utiles) en supprimant dans la mesure du possible toutes les fonctions que vous n’aurez pas à utiliser

Comment programmer caisse enregistreuse Casio, Sharp ou Epson ?

Pour toutes les caisses analogiques non connectées, la programmation des fonctions de base est très simple.

Vous pouvez, directement sur les sites Internet des fabricants, consulter les tutoriels, documentation PDF et vidéos en ligne :

La programmation se fait dans cet ordre :

1. Initialisation de la caisse
2. Programmation de l’heure
3. Programmation de la date
4. Programmation de la TVA 5.5 %
5. Programmation de la TVA 10 %
6. Programmation de la TVA 20 %
7. Affectation des TVA1 aux départements
8. Programmation des libellés de TVA
9. Affectation des TVA sur le calcul des remises
10. Programmation du prix d’un PLU (article)
11. Rattachement d’un PLU (article) à une famille (Département)
12. Programmation du prix d’un département
13. Programmation du nom d’un département
14. Programmation du nom d’un article
15. Programmation des 5 lignes du message entête ticket
16. Remise à zéro des chiffres d’affaires (si nécessaire)
17. Formatage de la carte SD
18. Sauvegarde du programme sur carte SD

Entretien d’une caisse enregistreuse

Que votre caisse enregistreuse soit une caisse tactile ou une application sur tablette, vous aurez des opérations régulières d’entretien à faire pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Parmi les actions d’entretien :

Attention : éteignez toujours votre caisse avant de la nettoyer !