Logiciel de caisse hôtel : choix, obligation et prix (2022)

La gestion des encaissements dans les hôtels est une tâche assez complexe. C’est pourquoi l’utilisation d’une caisse enregistreuse dotée d’un logiciel performant est indispensable pour vous accompagner dans votre activité.

Toutefois, pour réellement bénéficier des avantages d’un tel système, il convient de sélectionner le dispositif informatique adéquat. Voici un petit guide pour vous accompagner dans votre choix.

Logiciel de caisse hotel prix

Quel est le meilleur logiciel de caisse enregistreuse pour un hôtel ?

Il existe sur le marché une multitude de logiciels de caisse spécialement conçus pour s’adapter à votre dispositif de gestion en place. Découvrez ici une sélection des technologies les plus performantes.

Lightspeed

Lightspeed propose aux professionnels dans le secteur de l’hôtellerie un logiciel de caisse capable de s’intégrer sans encombre au système de gestion hôtelière en place. Les nombreuses fonctionnalités et intégrations disponibles ont été pensées pour vous permettre de gagner du temps et de gérer plus simplement votre activité.

On pense notamment au « Self Order Menu » qui permet aux clients de passer leurs commandes depuis leur chambre ou la table de votre restaurant.

Avec ce programme, vous pourrez surtout proposer à votre clientèle une facturation à la chambre, personnaliser la configuration de vos salles et diriger votre établissement à distance. La solution permet également d’attribuer des rôles et des autorisations aux différents utilisateurs.

Par ailleurs, Lightspeed possède une certification « NF-525 » et est spécialisé pour les CHR et peut même vous aider à gérer les livraisons et les ventes à emporter.

L’Addition

Avec L’Addition, vous avez la possibilité de synchroniser votre caisse enregistreuse avec votre système de gestion hôtelière (Mews, Misterbooking ou Eviivo). Le logiciel proposé par la firme permet de gérer votre structure de manière efficace.

Il dispose aussi des outils nécessaires pour vous aider à fidéliser votre clientèle en collectant des données clés sur leurs habitudes.

La solution offre aussi un reporting à la fois ergonomique et performant. Ainsi, vous pourrez accéder à plusieurs modules comme :

  • des tableaux de bord ;
  • une carte web personnalisable ;
  • ou la gestion des stocks.

L’ensemble des informations fournies sont accessibles en temps réel, peu importe votre emplacement. En outre, l’intégralité de vos données est stockée sur les serveurs les plus sécurisés de France. Ainsi, en cas de perte de votre équipement, vous pourrez récupérer vos données en utilisant n’importe quel ordinateur.

Clemsys

L’outil proposé par Clemsys est exclusivement destiné aux hôtels et aux structures dans le domaine de l’hébergement. Il permet notamment de gérer ou de modifier les réservations de chambres, de traiter toutes les formes d’encaissement ainsi que les offres promotionnelles.

L’interface mise à votre disposition permet de suivre en temps réel les performances de votre hôtel grâce à plusieurs indicateurs. On pense essentiellement au panier moyen, aux horaires d’affluence ou encore aux meilleures ventes. L’ensemble de ces statistiques aide à effectuer une vraie analyse de votre business et à optimiser votre organisation.

Les logiciels de Clemsys permettent aussi de fidéliser les clients et de communiquer avec eux grâce à l’envoi de SMS publicitaires ou de campagne d’emailing. Par ailleurs, la marque dispose d’une offre compatible avec les chaines hôtelières.

Trivec

Le logiciel Trivec vous accompagne dans l’accomplissement de l’ensemble des tâches liées au fonctionnement de votre établissement. Il permet particulièrement de gérer les commandes, la logistique, l’inventaire de même que les paiements. La firme propose les intégrations aux dispositifs de gestion hôtelière les plus célèbres grâce auxquels les clients peuvent payer leurs factures aussi bien au bar qu’au restaurant de la structure.

Parmi les modules offerts, on retrouve Trivec Handy qui permet à votre clientèle de profiter d’un service d’exception dans le restaurant de l’hôtel.

Cet outil de commande à table aide à prendre les commandes à tables et à les envoyer automatiquement en cuisine ou au bar. Cette innovation limite les allers-retours des serveurs entre les tables et la caisse.

Comment choisir son logiciel de caisse pour l'hôtellerie ?

Le choix d’une technologie de caisse enregistreuse demande l’évaluation de plusieurs paramètres.

Faire un choix en fonction de la facilité d’utilisation

Un programme de caisse performant doit être avant tout facile à prendre en main. Vos employés, même les moins doués en informatique, doivent pouvoir s’en servir sans trop de complications. Toutefois, il n’est pas aisé de vérifier l’ergonomie d’une solution sans être engagé.

Alors, pour avoir une idée plus ou moins précise de la facilité d’utilisation du logiciel, il est conseillé de faire attention lors des démonstrations ou des essais gratuits. Vous pouvez également vous référer aux avis laissés par les clients qui ont eu à utiliser le système d’encaissement une fois.

Analyser les fonctionnalités

En dehors de l’ergonomie, votre dispositif d’encaissement doit proposer plusieurs options qui favorisent une gestion optimale de votre établissement. Vous devez donc retrouver des fonctionnalités comme :

  • un mode hors-ligne ;
  • la gestion des plans de salles ;
  • la Z de caisse ;
  • l’envoi de SMS et d’e-mail publicitaire ;
  • des outils de suivi des ventes ;
  • l’organisation de l’inventaire ;
  • le click & collect (si livraison de repas)
  • la synchronisation avec votre site internet

Par ailleurs, le logiciel doit proposer un mode de fonctionnement à distance. De ce fait, vous pourrez accéder aux chiffres clés de votre business depuis votre téléphone ou votre ordinateur, peu importe votre emplacement. Cette fonction est très intéressante, surtout lorsque vous gérez plusieurs structures et que vous vous déplacez souvent.

Vérifier la certification de la solution

La certification est un critère décisif lors de la sélection de votre logiciel de caisse. Opter pour un outil qui respecte la législation vous permet de contribuer à la lutte contre la fraude et d’être en conformité avec la règlementation concernant la TVA et les mentions légales. Ainsi, vous n’aurez rien à craindre en cas de contrôle administratif dans votre hôtel.

Faut-il louer ou acheter la caisse enregistreuse pour hôtel ?

La location de l’équipement de caisse automatique possède une multitude d’atouts. En effet, elle ne demande pas un énorme budget de départ. De plus, avec cette option, vous pourrez profiter d’un matériel évolutif.

Les mises à jour sont accessibles sans paiement de frais supplémentaires. Au moment de l’installation, le fournisseur se charge de paramétrer les outils sur-mesure afin qu’ils puissent s’adapter aux exigences de votre activité. En outre, les frais de location étant compris dans le tarif de location, vous n’aurez pas à vous inquiéter en cas de panne, car tout sera pris en charge par le prestataire.

Même si cette solution est très alléchante du point de vue économique au début, avec un contrat à long terme, vous pourriez dépenser bien plus que si vous achetiez le matériel. Par ailleurs, la location ne convient pas à toutes les entreprises, principalement celles qui sont déjà en activité. Pour ce genre de firmes, l’achat est l’alternative la mieux adaptée.

Elle leur permettra d’acquérir une machine équipée de fonctionnalités à la pointe de la technologie tout en amortissant le coût. En définitive, l’achat comme la location possède chacun des atouts et des inconvénients. Le choix dépendra du fait que l’établissement soit déjà en activité ou non.

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour un hôtel ?

D’après la loi en vigueur, l’utilisation d’une caisse enregistreuse par une entreprise n’est pas une obligation.

Toutefois, si elle s’en sert, elle doit s’assurer que son logiciel de caisse possède effectivement une certification de conformité. Bien que le recours à la caisse ne soit pas obligatoire, elle a de nombreux bénéfices pour une compagnie. 

Ce système informatique permet non seulement d’effectuer des encaissements, mais aussi de piloter de manière performante l’écosystème de l’établissement.

Quel tarif d'abonnement à un logiciel de caisse dédié à l'hôtellerie ?

Afin de profiter des fonctionnalités d’un logiciel de caisse, vous devez vous abonner. Les offres d’abonnement proposées sur le marché varient d’un éditeur à un autre.

Cependant, le tarif des formules de base est compris dans la fourchette de 29 à 120 euros. 

En outre, il existe des logiciels gratuits qui proposent l’ensemble des options de base d’une caisse. Néanmoins, il faudra vous assurer que la solution est conforme à la loi en vigueur avant de l’utiliser.