Erreurs de caisse, fraude, cambriolage…
Le tiroir-caisse est la source de bien du stress, à la fois pour les gérants de commerces et pour les employés responsables de leur caisse.
La manipulation d’espèces n’est jamais tout à fait rassurante, que ce soit en termes de sécurité que de trésorerie.
Au cœur de la gestion des espèces : le tiroir-caisse.
Si certaines caisses enregistreuses ont un tiroir-caisse intégré monobloc (le tiroir est lié à la caisse), la plupart ont un tiroir indépendant, qui peut être placé sous ou à l’intérieur du comptoir.
Le point sur les différents tiroirs-caisses.
Qu'est ce qu'un tiroir-caisse ?
Le tiroir-caisse désigne le compartiment sous la caisse enregistreuse dans lequel les espèces sont rangées et sécurisées. On peut également y conserver les chèques, chèques-cadeaux, et tickets de cartes bleues.
Un tiroir-caisse magasin classique a des compartiments pour les différentes coupures et pièces de monnaie, afin de faciliter le rendu de monnaie et le comptage des recettes en fin de journée.
La plupart des tiroirs-caisses sont fabriqués en métal tel que l’acier, ou l’aluminium robuste pour permettre de conserver l’argent en toute sécurité.
Selon le volume d’espèces géré par un commerce dans la journée, les fonctionnalités et la sécurité du tiroir-caisse à choisir sont variables.
Les éléments du tiroir-caisse
- Les compartiments intérieurs tiroir-caisse de rangement sont aménagés pour retenir les différentes coupures de billets avec des pinces à ressorts et des cases à monnaie gradués pour connaître le nombre de pièces disponibles selon chaque valeur.
- Des compartiments existent également, pour les chèques, avoirs, coupons, reçus, bons d’échange, etc.
- Dans le cas des caisses de commerces ou les employés se relaient, chaque caissier a son propre fonds de caisse et donc un bac ou insert amovible à couvercle verrouillable.
- Une fente d’écrémage en façade de tiroir-caisse permet de sécuriser rapidement les grosses coupures et d’y glisser les billets qui atterrissent directement dans un coffre-fort sécurisé individuellement.
Les deux types d'ouvertures possibles
On distingue deux mécanismes d’ouverture pour les tiroirs-caisses.
L’ouverture-tiroir, par l’avant.
Simple et fonctionnel, ce dispositif a toutefois un inconvénient : pour dissimuler l’argent à la vue des clients, il faut le fixer sous le comptoir.
L’ouverture flip-flop, verticale et par le haut comme un capot de voiture.
Même ouvert, ce dispositif a l’avantage de dissimuler le contenu de la caisse. Il est par ailleurs possible de l’encastrer directement sur le haut du comptoir du commerçant, afin de gagner en espace de travail.
Tiroir-caisse manuel ou automatique ?
Tiroirs à ouverture et fermeture manuelle
Le tiroir-caisse manuel est un tiroir-caisse mécanique avec serrure à clé. Il s’ouvre avec un bouton à pression. Ce sont les caisses les plus vulnérables, car ouvrables à volonté.
Tiroirs à ouverture et fermeture automatique
Le tiroir-caisse automatique est un dispositif électronique dont l’ouverture est commandée par la caisse et qui est connecté à l’imprimante de ticket de caisse, au TPE ou à l’ordinateur de caisse.
Ouverture/fermeture automatique ou manuelle
La possibilité de vol, de fraude ou les erreurs d’encaissement sont limitées par un tiroir-caisse à ouverture/fermeture automatique. En effet, il n’est pas possible d’ouvrir ce genre de tiroir-caisse entre deux encaissements.
Nombre d’utilisateurs
Si plusieurs employés utilisent la même caisse avec leurs propres fonds de caisse, vous aurez besoin d’un bac de tiroir-caisse amovible, avec couvercle verrouillable
Électronique
Évidemment, il faudra que votre tiroir-caisse USB soit adapté avec l’électronique de votre terminal de paiement et de votre imprimante thermique (câbles et alimentation).
Vérifiez que le modèle de votre tiroir-caisse est compatible avec votre imprimante et votre TPE, et qu’ils soient reliés par un câble port RJ11 ou USB.
Règles de sécurité pour votre tiroir-caisse
- Videz-le régulièrement pour ne pas garder une trop grosse somme en magasin
- Dissimulez-le autant que possible au vu et au su des clients
- Veillez à ce que l’accès ne soit pas facilité, de l’autre côté du comptoir
- Ne transportez jamais votre tiroir-caisse seul, faites-vous accompagner jusqu’au coffre
- Mettez immédiatement les grosses coupures dans une fente d’écrémage liée directement à un mini coffre
- Fermez immédiatement votre coffre lorsque le rendu monnaie est terminé
- Enfin, la sécurité des personnes doit toujours prévaloir sur celle du tiroir-caisse : ne vous mettez pas en danger inutilement
Le tiroir-caisse intelligent et connecté
De plus en plus on a recours aux tiroirs-caisses non seulement automatiques, mais connectés au terminal de point de vente.
Le mécanisme détecte les mouvements de caisse (encaissement, rendu monnaie, client suivant, impression ticket…) et gère ainsi non seulement les ouvertures/fermetures de tiroir, mais dans le cas des modèles les plus complets, permet d’enregistrer les mouvements d’argent.
Le tiroir-caisse intelligent nouvelle génération fait appel à une technologie de comptage basée sur le poids.
Il peut ainsi signaler des écarts entre l’argent dans le tiroir-caisse et les rentrées enregistrées par le TPE et ainsi mettre fin aux erreurs de caisse et au stress des caissiers.
Il permet également un suivi du total des espèces contenues dans votre tiroir-caisse et permet ainsi de le vider lorsque le risque pour la sécurité devient important.
Ce type de tiroir-caisse intelligent émet des alertes en temps réel et simplifie toutes les opérations de comptage en fin de journée.
Le prix d’un tiroir-caisse peut aller de 50 à plusieurs centaines d’euros.
Il est souvent possible d’acheter des inserts ou compartiments à part (attention à choisir des modèles compatibles).
Le système de support devra également être adapté à votre comptoir et aux dimensions de votre tiroir-caisse.
Les caisses des supermarchés, avec tapis roulants, sont généralement des postes monoblocs dans lesquels tout est intégré : tapis roulant, caisse, lecteur de code-barres, imprimante, tiroir-caisse, etc.
Quels sont les différentes accessoires à rajouter ?
Au nombre des différentes pièces détachées pour tiroir-caisse et accessoires adaptés, plusieurs peuvent s’avérer fort utiles, que ce soit pour améliorer la sécurité, rendre le tri plus pratique et plus ergonomique, améliorer la connectique, etc.
En voici quelques-uns :
- Les serrures de tiroir-caisse et doubles serrures
- Les serrures à code
- Les pontets ou plateaux amovibles (pour stylos, points de fidélité, bons de réduction, etc.)
- Les bacs à monnaie, simples ou à étage
- Les couvercles verrouillables
- Les colonnes de pièces à graduation
- Les pinces à billets
- Les inserts
- Les roulements à billes de rechange
- Les supports de fixation
- Les déclencheurs d’ouverture par port USB
- Les jeux de coupelles
- Les rouleaux de pièces en papier
- Les alarmes ouverture de tiroir
- Le coffre-fort pour grosses coupures
Le monnayeur automatique
De nombreux petits commerces, lassés des problèmes de sécurité et d’erreurs de caisse (ou tout simplement pour gagner du temps et pour des questions d’hygiène) recourent au monnayeur automatique en lieu et place de notre traditionnel tiroir-caisse.
Il s’agit d’un tiroir-caisse en « libre service » pour le client. La caisse envoie l’information de prix à la machine, puis le client insère ses pièces ou billets, le monnayeur calcule le rendu monnaie et livre directement au client ce qui lui est dû.
Ainsi le caissier ou la caissière n’ont plus à manipuler directement les espèces :
- plus d’erreurs de caisse
- passage en caisse plus rapide
- moins de vols, car la caisse est blindée et l’employé ne peut pas ouvrir manuellement le coffre-fort à doubles clés
- détection automatique de faux billet
- journaux de caisse édités automatiquement, plus de temps de comptage ni de fonds de caisse à faire manuellement
- respect des règles d’hygiène
Évidemment le prix de ces dispositifs est bien plus important que celui d’un tiroir-caisse classique, mais le gain de temps et de sécurité doit entrer dans l’équation.
Disparition du paiement en espèces
L’essor du paiement sans contact confirme la tendance à la disparition programmée des transactions en espèces en faveur des paiements électroniques (cartes bancaires ou applications smartphones).
Il y a du pour et du contre dans cette transformation.
La sécurité et la lutte contre la fraude sont évidemment renforcées. La manipulation des espèces et le comptage disparaissent et optimisent ainsi le temps de travail.
Mais d’un autre côté, certaines personnes ne sont pas à l’aise avec les moyens de paiement virtuels et se sentent dépossédées de leur argent. Ou tout simplement pas à l’aise avec l’utilisation de ces nouvelles technologies.
D’autre part, et l’expression « sans contact » le traduit bien : pour certains clients, c’est une partie du lien avec le commerçant qui disparaît....
Comment faire la caisse en fin de journée ?
La clôture de caisse (aussi appelée Z de caisse) désigne l’opération qui consiste à « faire sa caisse » . C’est à dire faire le point sur l’ensemble des entrées et sorties d’espèces dans un commerce en fin de journée. C’est une obligation fiscale.
L’édition du Z de caisse clôture l’encaissement, et c’est une opération définitive.
La procédure pour faire la caisse consiste à comparer le solde théorique (solde de l’ouverture (fond de caisse)+ encaissements – décaissements) et le solde réel obtenu d’un décompte physique (argent qui se trouve dans le tiroir-caisse). Les sommes doivent être exactes au centime près.
Vous devez ensuite calculer le montant total des recettes et le ventiler dans le livre de caisse ou journal de caisse, selon la colonne à laquelle elles appartiennent.
En cas d’erreur d’encaissement (trop-perçu ou trou de caisse) il convient de vérifier s’il s’agit :
- d’une erreur de calcul
- d’une erreur de saisie
- d’un oubli
- d’un vol…
Ces erreurs doivent être consignées et corrigées.
a plupart des logiciels de caisse avancés vous aideront à faire votre caisse en fin de journée.
Attention : un Z de caisse se conserve pendant 8 ans. En cas de contrôle fiscal, l’administration peut vous les réclamer.
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