Procédure de clôture de caisse | Exemple secteur Hôtelier

En comptabilité, la caisse correspond à toutes les opérations financières opérées en espèces. Elle concerne particulièrement les entreprises commerciales parmi lesquelles figurent les établissements hôteliers. 

L’ouverture et la fermeture de caisse marquent respectivement le début et la fin d’une journée.

Tous les soirs, au moment de la fermeture, les commerçants sont tenus de compter la caisse, c’est-à-dire faire le point des recettes et des dépenses de la journée.

Pour y arriver, ils doivent passer un certain nombre d’écritures comptables et faire certaines opérations spécifiques. Découvrez ici l’essentiel à savoir sur la clôture de caisse dans le secteur hôtelier.

Procédure de clôture de caisse

Comment tenir la caisse dans un établissement hôtelier ?

La gestion de la caisse est une activité qui consiste pour un gérant à regrouper l’ensemble des opérations d’encaissements et de décaissements effectuées dans la journée. Ces informations sont ensuite consignées dans le livre de caisse de l’établissement. Le livre de caisse est un document comptable qui permet aux gérants de tenir à jour leur comptabilité et d’être en règle d’un point de vue fiscal.

Concrètement, tenir la caisse d’un établissement hôtelier, c’est recenser chaque jour dans le livre de caisse, les recettes et les dépenses de l’établissement. Bien détaillé, le livre de caisse doit contenir le détail des différentes prestations et des produits vendus. Il s’agit d’un inventaire bien pratique, à condition de bien comptabiliser chaque opération.

Clôture de caisse : qu’est-ce que c’est en réalité ?

La clôture de caisse est une opération qui est effectuée quotidiennement à la fin de la journée par les commerçants. Sur le plan comptable, cette opération correspond à l’arrêt des opérations financières de la journée. La clôture de caisse se matérialise par l’édition d’un Z de caisse ou ticket Z permettant de former jour après jour, le livre de caisse de l’établissement.

Lorsque la clôture de caisse est effectuée, plus aucune transaction n’est possible dans l’établissement. Compter sa caisse le soir permet de suivre quotidiennement les flux financiers de son établissement.

Cela lui permet aussi de vite constater les incohérences de fonds de caisse qui peuvent résulter d’une erreur ou d’un vol. Sur le plan fiscal, la clôture de caisse permet de lutter contre les fraudes.

Comment faire une clôture de caisse dans un établissement hôtelier ?

Pour effectuer une clôture de caisse, le gérant d’hôtel peut procéder de deux manières. Il peut clôturer sa caisse manuellement en éditant lui-même le X de caisse en cours de journée puis le Z de caisse en fin de journée. Il peut aussi clôturer sa caisse de manière automatique en se servant d’un logiciel d’encaissement. Cette méthode est particulièrement recommandée aux gérants d’établissements hôteliers.

En réalité, en fin de journée, le contenu de la caisse enregistreuse correspond à la différence entre les encaissements et les décaissements du jour. Dans le cadre de la clôture de sa caisse, le gérant d’hôtel doit d’abord faire le rapprochement en fin de journée entre le solde théorique et le solde réel des opérations. Le solde théorique est la différence entre le solde de l’ouverture ajouté au montant des encaissements et le montant des décaissements.

Quant au solde réel, il est obtenu après décompte physique. Le solde théorique et le solde réel doivent avoir des valeurs exactes au centime près. Le gérant d’hôtel doit ensuite calculer le montant total des recettes et l’inscrire dans le livre de caisse.

Si les mouvements de caisse ne sont pas nombreux, il peut se contenter d’un agenda pour les consigner. Dans le cas contraire, il peut se servir d’outils comme le brouillard de caisse afin de vérifier l’exactitude des opérations avant leur enregistrement dans les livres comptables officiels.

Lorsque le gérant a la certitude que les opérations enregistrées sont exactes, il peut déclencher l’édition du Z de caisse sur son logiciel d’encaissement.

Aujourd’hui, la plupart de ces logiciels disposent de cette option dans leurs fonctionnalités.

L’importance du Z de caisse pour la clôture de caisse

Le Z de caisse ou ticket Z est un justificatif comptable qui récapitule les recettes toutes taxes comprises, le montant de la TVA et le montant final des ventes. Il fait la synthèse de la caisse depuis son ouverture jusqu’à sa fermeture.

 

Obtenu à la clôture de caisse, le ticket Z doit être obligatoirement édité chaque jour et son émission entraîne la réinitialisation de la caisse. 

Son contenu étant définitif, les enregistrements comptables pour la journée concernée ne peuvent plus être modifiés.


Le Z de caisse se présente comme un ticket de caisse classique, mais beaucoup plus long et détaillé. En fonction du logiciel de caisse utilisé pour son émission, le ticket Z va contenir différents types d’informations. Il s’agit :

  • des données liées à l’établissement ;
  • des données liées à la caisse ;
  • des données liées au chiffre d’affaires ;
  • et des données liées à l’exercice comptable (la journée).

Grâce à ces différentes informations, le gérant d’hôtel peut évaluer la synthèse globale de l’activité de l’établissement d’une journée à une autre.

Fermeture de caisse ou comment comptabiliser les recettes et les dépenses journalières ?

Pour effectuer une clôture de caisse (z) dans les règles, le gérant d’hôtel doit s’assurer de comptabiliser les encaissements et les décaissements dans les comptes correspondants.

Comptabilisation des recettes

La procédure de comptabilisation des opérations de recettes dépend du mode de paiement utilisé par les clients de l’établissement. Le gérant d’hôtel doit effectuer cette tâche s’il ne travaille pas avec un expert-comptable pour la gestion de son établissement. Pour les encaissements en espèces, il faut débiter le compte 53 qui est intitulé caisse et créditer les comptes 70 et 44 571 respectivement intitulés ventes de produits, prestations de service, marchandise et TVA collectée.

Pour les encaissements par chèques, il faut débiter le compte 512 intitulé chèques à encaisser et créditer les comptes 70 et 44 571. Pour les encaissements par cartes bancaires, le gérant doit débiter le compte 511X intitulé cartes bleues à encaisser et créditer les comptes 70 et 44 571.

Comptabilisation des dépenses

Ici également, la comptabilisation des opérations de dépenses doit se faire en fonction du mode de paiement utilisé pour les achats et sorties de caisse. Pour les remises d’espèces en banque, la comptabilisation se fait en deux temps.

Il faut d’abord comptabiliser le retrait de la caisse en débitant le compte 58 intitulé virements internes et en créditant le compte 53. 

Il faut ensuite comptabiliser l’encaissement en banque en débitant le compte 512 et en créditant le compte 58. En ce qui concerne les paiements effectués aux fournisseurs, le gérant doit débiter le compte 401 intitulé fournisseurs et créditer le compte 53.

Que faut-il faire en cas d’erreur de caisse ?

Peu importe le secteur d’activité, les gérants d’établissements peuvent être confrontés à des erreurs d’encaissement ou de décaissement. Ces écarts peuvent résulter d’une erreur de calcul du solde, d’un oubli de report d’un encaissement ou encore d’une erreur sur le montant d’une opération. Quelle que soit la raison à la base de l’erreur de caisse, il faut vite agir et ne pas attendre.

En effet, les erreurs de caisse traduisent une mauvaise gestion et peuvent entrainer un rejet de la comptabilité de l’établissement. Par conséquent, en cas de solde de caisse trop important, il faut chercher à connaitre les raisons à la base de cette situation. Pour y arriver, le gérant d’hôtel peut vérifier les tickets de sa caisse. Empreintes du passage des clients, les tickets de caisse sont des justificatifs qu’il faut conserver précieusement.

S’il s’agit d’un trou de caisse au cours de l’inventaire, il faut commencer par s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur de saisie. Si c’est le cas et que l’erreur est entièrement accidentelle, la responsabilité de l’employé n’est pas engagée. Si la faute commise est occasionnelle, les sommes manquantes ne peuvent pas faire l’objet d’une sanction. Cependant, l’employé fautif doit veiller à ne plus refaire l’erreur à l’avenir.


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