La référence de la caisse enregistreuse
Sur guidecaisseenregistreuse.com, nous vous donnons toutes les informations pour trouver votre futur caisse enregistreuse ou terminal de paiement.
Via notre guide très complet pour bien choisir votre caisse enregistreuse, obtenez les meilleurs tarifs et conditions auprès des fabricants en comparant tout simplement plusieurs fournisseurs de caisses enregistreuses et logiciels de caisse.
FONCTIONNEMENT
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un terminal de paiement, terminal point de vente (TPV), POS, application de caisse… quelque soit le nom qu’on lui donne !
C’est un appareil informatique comprenant des périphériques (logiciel de caisse, TPE, imprimante de ticket, tiroir-caisse...)
À quoi sert une caisse enregistreuse ?
La caisse enregistreuse permet aux vendeurs et commerces de gagner beaucoup de temps pour leurs opérations quotidiennes, en quelques clics. C’est le centre des opérations depuis lequel les commerçants gèrent :
- toutes les opérations de vente
- les stocks et commandes
- les comptes clients et cartes fidélité
- les activités et rapports des vendeurs
- la comptabilité
- les paiements et remboursements
- etc.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?
Les logiciels de caisse permettent d’automatiser un ensemble d’opérations comptables afin de ne pas avoir à les faire manuellement. Ce qui a considérablement changé le quotidien de nombreux commerçants.
- appliquer les montants de TVA
- automatiser la comptabilité
- analyser des statistiques
- suivre les clients pour des actions marketing
- dématérialiser le ticket de caisse
- générer des étiquettes, code-barres et QR codes
- faire des opérations automatisées d’inventaire...
Faut-il installer sa caisse soi-même ou passer par un fournisseur ?
L’installation et les paramétrages sont des étapes très importantes, qui doivent être réalisées avec soin.
Le mieux est de demander directement à votre fournisseur de venir vous montrer le fonctionnement, de vous envoyer des démonstrations ou des tutoriels.
Qu’est-ce qu’un logiciel de fidélité client ?
Un logiciel de fidélisation client est un outil informatique au service de votre marketing. Il vous permet de renforcer vos relations avec vos clients avec des cartes-cadeaux, des récompenses fidélité, des ventes privées, des invitations…
Il s’agit le plus souvent d’une suite de programmes : un logiciel de CRM, un logiciel pour service client, un logiciel de marketing automation et un logiciel de relations presse.
Citons parmi les plus connus Qualtrics CustomerXM, Marsello, Zoho CRM, Guusto, Yotpo, Womply, Womply, Giftbit, Smile.io, Poket…
RÉGLEMENTATION & FRAUDE À LA CAISSE ENREGISTREUSE
Avoir une caisse enregistreuse est-il obligatoire pour tous les commerces ?
La norme NF525 et la Loi Finances 2018 ont eu un impact majeur chez tous les commerçants boutiques et e-commerce : votre caisse enregistreuse doit être certifiée et équipée d’un logiciel de caisse aux normes. Dans le cas contraire, vous êtes passible d’une amende et de poursuites fiscales.
Cette obligation n’est valable que pour les commerçants assujettis à la TVA, dont les recettes fiscales doivent faire l’objet d’opérations d’encaissement ou de décaissement scrupuleuses :
- les restaurants, bars, hôtels
- les salons de coiffure et de beauté
- les bureaux de tabac
- les commerces de détail
- les épiceries, boulangeries et commerces de bouche
- activités B2C
- etc.
Votre caisse vous aidera à lutter contre la fraude fiscale, les faux billets, le vol interne, et le travail au black.
Sont exclus de cette obligation les commerçants autoentrepreneurs réalisant moins de 15 000 € de chiffre d’affaires annuel.
Que dit la Loi caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse certifiée NF525 a un logiciel qui permet d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées, sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives, clôturer les données sur une période donnée et prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
Les fournisseurs doivent fournir un certificat de conformité.
Normes et réglementations relatives à l’encaissement
- Un commerçant ne peut pas refuser un règlement en espèces, sauf s’il excède 1000 € (15 000 € pour les particuliers n’ayant pas leur domicile fiscal en France).
- Si vous êtes membre d’un Centre de Gestion Agréé (CGA), vous ne pouvez pas refuser un règlement par chèque.
L’intégralité des supports informatiques doit être conservée. - Si votre journal de caisse est sur papier, vous devez le conserver sans blanc ni rature et avec des pages numérotées. Le livre de caisse doit comptabiliser toutes les opérations réalisées tout mode de paiement confondu.
- Les encaissements sont distincts des décaissements par l’utilisation de deux colonnes différentes.
- Que doit contenir un journal de caisse ? Les opérations inscrites au journal de caisse ne sont pas modifiables : date de la transaction, numéro de transaction, description du produit ou service, montant en devise, taux de TVA appliqué.
Que faut-il respecter avec le RGPD ?
Depuis 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) responsabilise les entreprises avec le traitement des données personnelles de leurs clients(nom et prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse email…).
Lorsque vous collectez ces données auprès de vos clients, vous devez les informer de l’utilisation que vous ferez de ces données, et que celles-ci ne seront pas transmises à un tiers.
Le recueil des données est devenu une affaire de protection de la vie privée étroitement surveillée par la CNIL.
Pour vous assurer que vous êtes dans les normes, n’utilisez que des logiciels conformes RGPD.
ACHAT DE CAISSE / DEVIS CAISSE ENREGISTREUSE
Où acheter sa caisse enregistreuse ?
Achat ou location de caisse enregistreuse ?
L’achat caisse enregistreuse est un investissement qui demande de la trésorerie.
Dans le cadre d’une création d’activité commerciale, on peut donc à juste titre préférer au moins temporairement recourir à la location.
La location d’un terminal de point de vente est intéressante, dans la mesure où elle ne s’étend pas dans la durée (il ne faut pas dépasser le seuil d’amortissement d’un achat).
Avec le contrat de location vient généralement un contrat d’entretien et de mise à jour des pilotes ou logiciels, ainsi que le dépannage.
Les prix de location de caisse enregistreuse vont généralement de 50 € à 500 € par mois, pour un contrat basé sur 3 ans d’engagement.
Selon le logiciel que vous utiliserez pour vote caisse enregistreuse, il n’est pas impossible que vous deviez en plus payer un abonnement mensuel.
Quels sont les critères de choix d’un logiciel de caisse ?
- Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
- Avez-vous besoin d’une caisse fixe ou mobile ?
- Combien d’encaissements faites-vous par jour ?
- Devez-vous accepter le paiement par carte ?
- Sur quelle durée d’abonnement pouvez-vous vous engager ?
- Quel est le montant de transactions que vous faites par jour ?
- Vous faut-il une caisse spécialisée métier ?
Quelle marque de caisse enregistreuse choisir ?
Quel est le meilleur logiciel de caisse ?
À chaque commerce ses besoins propres et ses critères de sélection. L’objectif étant de trouver le meilleur logiciel de caisse pour répondre à vos besoins.
Kezia II, Easy Caisse, Tactill, Pointex PDV, Linéostore, Addictill, Openflex, Melkal... Ce qui fera la différence c'est avant tout les fonctionnalités et la qualité du SAV. Il est important que celui-ci puisse être contacté 7 jours sur 7 !
Optez pour une interface et un menu facile à parcourir : la technologie doit servir le professionnel, pas l’inverse.
Les solutions « one-size-fits-all » qui permettent d’avoir une vision globale de son activité, et des modules de fonctions à ajuster à la carte.
Quel est le prix d’un logiciel de caisse ?
En matière de logiciels de caisse, les prix restent aussi versatiles que les fonctionnalités.
- Le prix d’un abonnement mensuel logiciel de caisse tourne autour de 30 €.
- Le prix d’achat de logiciel de caisse (licence) peut se chiffrer entre 500 et 3000 € !
Où trouver une caisse enregistreuse gratuite ?
Les offres de logiciel de caisse enregistreuse gratuite et applications caisse open source sans frais existent bel et bien, mais contrairement à la gratuité qu’elles annoncent, elles ont des frais cachés.
C’est bien l’appareil qui est « gratuit », puisque vous pouvez utiliser votre smartphone ou votre tablette professionnelle, ou votre ordinateur, dont vous disposez déjà, mais cela ne vous dispense pas d’investir dans le logiciel/application de caisse et les périphériques de caisse...
Il existe des abonnements gratuits, mais les fonctions sont restreintes, et ce sont rarement des logiciels de caisse certifiés NF525 qui sont « gratuits ».
Quel est le prix d’une caisse enregistreuse ?
- Le prix d’une caisse enregistreuse NF 525 analogique va de 50 à 500 €
- Le prix d’un terminal point de vente va de 600 à 200 €
- Le prix d’une caisse tactile va de 1500 à plus de 5000 €
- Le prix d'une caisse enregistreuse d’occasion se situe entre 75 et 300 € pour une caisse enregistreuse pas chère basique, et avoisine les 1000 € pour une caisse enregistreuse tactile.
Y a-t-il des aides financières de l’état pour l’achat d’une caisse enregistreuse ?
Il n’y a pas d’aide financière propre à l’achat d’une caisse enregistreuse, mais vous pouvez utiliser votre prime de création d’activité pour la financer, comme pour tout le reste de votre matériel informatique.
Vous pouvez toutefois porter le montant d’achat de caisse enregistreuse à vos frais professionnels, il fera alors l’objet d’un amortissement entre 5 et 10 ans en « immobilisations corporelles ».
APPLICATIONS DE CAISSE MOBILES
Qu’est-ce qu’une caisse mobile ?
La caisse mobile est connectée sur le Cloud, donc c’est une caisse dématérialisée.
Il peut s’agir d’une application de caisse pour smartphone ou tablette, d’une caisse tactile, etc.
La caisse mobile est utilisée dans le commerce ambulant (food trucks, marchés, vente à domicile…), mais également dans les boutiques physiques.
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse en ligne ?
Les nouvelles caisses enregistreuses en ligne rivalisent avec celles des logiciels de gestion de caisse classique. Vous pouvez les installer (on parle d’application de caisse) sur vos appareils portables via le Play Store ou l’App Store et les télécharger gratuitement en quelques secondes.
Les tarifs pratiqués sont très attractifs, agiles, et évolutifs, du fait de la concurrence des logiciels open source.
Le prix d'une caisse en ligne va de la gratuité (relative, car limitante) à 50 € par mois au maximum. Pour une moyenne de 29 € mensuels.
Applications de caisse et paiements mobiles : comment ça marche ?
CAISSE TACTILE
Caisse à clavier ou caisse à écran tactile : laquelle choisir ?
La caisse à clavier comprend un écran et un clavier alphanumérique. De fait, elle est donc fixe et située au point caisse (point de vente) central en raison des câbles et de l’encombrement.
La caisse alphanumérique est elle encore légale en 2021 ? Bien sûr, à condition qu’elle soit équipée d’un logiciel de caisse NF525.
Les caisses « retro vintage » sans système informatique ne sont elles malheureusement plus légales et ne pourront plus servir qu’en déco !
La caisse à écran tactile est débarrassée du clavier : la saisie se fait sur l’écran, généralement avec une interface simple et personnalisable pour piloter un logiciel puissant. Il est possible de transformer une tablette caisse écran tactile, fixe ou mobile.
Comment utiliser ma tablette comme caisse enregistreuse ?
Il existe plusieurs applications de caisse téléchargeables sur tablette. Il suffit d’en choisir une compatible avec votre système d’Exploitation (iOs ou Android), de créer votre compte utilisateur lorsque vous l’installez, et le tour est joué !
PÉRIPHÉRIQUES DE CAISSE
Le monnayeur automatique : pour quels commerces ?
La caisse automatique, ou monnayeur automatique est relativement nouvelle venue et c’est la préférée des boulangers et commerces alimentaires. C’est une machine dans laquelle le client glisse ses pièces, billets, ou carte bancaire directement, et le monnayeur lui rend seul la monnaie et son ticket de caisse. Elle permet un encaissement sécurisé, plus hygiénique et moins d’erreurs de caisse.
Quels sont les accessoires indispensables pour ma caisse enregistreuse ?
- Tiroir-caisse
- Monnayeur ou trieuse de pièces
- TPE pour le règlement par carte bancaire
- Lecteur de code-barres, douchette ou scanner QR Codes
- imprimante de caisse
- Détecteur de faux billets
Quelle forme de lecteur de code-barres choisir ?
Il existe plusieurs types et formes de lecteurs code-barres ou QR codes.
Le lecteur douchette est le plus pratique si vous avez un TPV.
Notez toutefois que désormais les caméras des tablettes et smartphones avec une application caisse sont capables de lire les code-barres et les QR codes grâce à leur caméra ou appareil photo.
TERMINAL DE PAIEMENT
Comment accepter un paiement par carte avec un TPE sans contact ?
Les moyens de paiement acceptés par les caisses enregistreuses sont les espèces, les chèques, les Tickets-restaurant, les bons d’achat, les cartes bancaires avec ou sans contact, le paiement mobile…
Le TPE, terminal de paiement électronique, communique avec le serveur de la banque, pour interroger, vérifier, et débiter la carte bancaire du client qui a choisi ce moyen de paiement.
La banque applique des commissions à taux négociés.
Puis-je refuser le paiement par carte en dessous de 10 € ?
Un commerce n’a pas l’obligation légale d’accepter un paiement par carte bancaire. Seul le refus du paiement en espèces est interdit.
Les paiements par carte font l’objet d’une commission et de frais appliqués par la banque ou le titulaire du contrat monétique. Si le coût de chaque transaction est fixe, il faut donc que l’opération reste rentable pour le commerçant. Le minimum de perception ne peut donc pas dépasser la somme facturée.
Il est donc permis aux commerçants de refuser le paiement par carte en dessous de 10 € par exemple.
Toutefois, avec les paiements sans contact et les taux variables pratiqués par les systèmes de monétique, il est de plus en plus rare que les cartes soient refusées. La monnaie plastique est devenue la norme, surtout post COVID.
Qu’est-ce que la télé collecte ?
La télé collecte désigne le transfert de l’argent de votre terminal CB vers votre compte bancaire professionnel.
Ce processus consiste à transmettre dans un intervalle de temps régulier les fichiers enregistrés sur votre terminal de paiement vers votre banque. La durée et l’heure à laquelle se fait cette opération chaque jour dépendent de votre contrat. Une fois téléchargés, les fichiers sont supprimés du TPE.
TICKET DE CAISSE
Quelle est cette nouvelle mention obligatoire sur le ticket de caisse depuis le 1er juillet ?
Depuis le 1er juillet 2021, la garantie légale de conformité doit être mentionnée sur les tickets de caisse. L’existence et la durée de la garantie légale de conformité devront être mentionnées sur le ticket de certains produits, en application de la loi du 10 février 2020 sur la lutte anti-gaspillage.
La garantie légale de conformité est une obligation légale de protection du consommateur contre tous les défauts de conformité déjà présents à la date de livraison d’un produit.
Elle est gratuite et automatique, valable 2 ans sur les produits neufs, et 6 mois sur les produits d’occasion.
Les biens concernés par cette nouvelle obligation sont :
- les appareils électroménagers et informatiques
- les produits électroniques
- les appareils photo
- les appareils, dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage
- les jeux et jouets, y compris les consoles de jeux vidéo
- les articles de sport
- les montres et produits d’horlogerie
- les articles d’éclairage et luminaires
- les lunettes de soleil
- les éléments d’ameublement.
Cette nouvelle obligation ne concerne pas les biens achetés sur Internet.
En cas de manquement, le vendeur est passible d’une amende de 3 000 € à 15 000 €.
