Caisse enregistreuse | Guide, Tarifs et Marques (2022)

Le site de référence pour votre caisse enregistreuse

Trouvez toutes les informations pour trouver votre futur caisse enregistreuse ou terminal de paiement. Via notre guide très complet pour bien choisir votre caisse enregistreuse, obtenez les meilleurs tarifs et conditions auprès des fabricants en comparant tout simplement plusieurs fournisseurs de caisses enregistreuses et logiciels de caisse.

À quoi sert une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un terminal de paiement ou autrement appelé terminal point de vente (TPV), POS, application de caisse… quelque soit le nom qu’on lui donne ! C’est un appareil informatique comprenant des périphériques (logiciel de caisse, TPE, imprimante de ticket, tiroir-caisse...)

La caisse enregistreuse permet aux vendeurs et commerces de gagner beaucoup de temps pour leurs opérations quotidiennes, en quelques clics. C’est le centre des opérations depuis lequel les commerçants gèrent :

• toutes les opérations de vente
• les stocks et commandes
• les comptes clients et cartes fidélité
• les activités et rapports des vendeurs
• la comptabilité
• les paiements et remboursements
• etc.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?

Les logiciels de caisse permettent d’automatiser un ensemble d’opérations comptables afin de ne pas avoir à les faire manuellement. Ce qui a considérablement changé le quotidien de nombreux commerçants.

• appliquer les montants de TVA
• automatiser la comptabilité
• analyser des statistiques
• suivre les clients pour des actions marketing
• dématérialiser le ticket de caisse
• générer des étiquettes, code-barres et QR codes
• faire des opérations automatisées d’inventaire...

Faut-il installer sa caisse soi-même ou passer par un fournisseur ?

L’installation et les paramétrages d'une caisse enregistreuse sont des étapes très importantes, qui doivent être réalisées avec soin. Le mieux est de demander directement à votre fournisseur de venir vous montrer le fonctionnement, de vous envoyer des démonstrations ou des tutoriels. Accès à notre Guide sur le fonctionnement et application de la caisse enregistreuse

 Réglementation, fiscalité et fraude à la caisse enregistreuse

Une caisse enregistreuse certifiée NF525 a un logiciel qui permet d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées, sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives, clôturer les données sur une période donnée et prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations. Les fournisseurs doivent fournir un certificat de conformité.

Avoir une caisse enregistreuse est-il obligatoire pour tous les commerces ?

La norme NF525 et la Loi Finances 2018 ont eu un impact majeur chez tous les commerçants boutiques et e-commerce : votre caisse enregistreuse doit être certifiée et équipée d’un logiciel de caisse aux normes. Dans le cas contraire, vous êtes passible d’une amende et de poursuites fiscales. Votre caisse vous aidera à lutter contre la fraude fiscale, les faux billets, le vol interne, et le travail au black. Sont exclus de cette obligation les commerçants autoentrepreneurs réalisant moins de 15 000 € de chiffre d’affaires annuel.

Normes et réglementations relatives à l’encaissement

• Un commerçant ne peut pas refuser un règlement en espèces, sauf s’il excède 1000 € (15 000 € pour les particuliers n’ayant pas leur domicile fiscal en France).
• Si vous êtes membre d’un Centre de Gestion Agréé (CGA), vous ne pouvez pas refuser un règlement par chèque.
  L’intégralité des supports informatiques doit être conservée.
• Si votre journal de caisse est sur papier, vous devez le conserver sans blanc ni rature et avec des pages numérotées. Le livre de caisse doit comptabiliser toutes les opérations réalisées tout mode de paiement confondu.
• Les encaissements sont distincts des décaissements par l’utilisation de deux colonnes différentes.

Que doit contenir un journal de caisse ?

Les opérations inscrites au journal de caisse ne sont pas modifiables : date de la transaction, numéro de transaction, description du produit ou service, montant en devise, taux de TVA appliqué. Accès à notre page dédiée sur la fiscalité de la caisse enregistreuse

Que faut-il respecter avec le RGPD ?

Depuis 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) responsabilise les entreprises avec le traitement des données personnelles de leurs clients(nom et prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse email…).

Lorsque vous collectez ces données auprès de vos clients, vous devez les informer de l’utilisation que vous ferez de ces données, et que celles-ci ne seront pas transmises à un tiers.
Le recueil des données est devenu une affaire de protection de la vie privée étroitement surveillée par la CNIL.
Pour vous assurer que vous êtes dans les normes, n’utilisez que des logiciels conformes RGPD.

Achat ou location de caisse enregistreuse ?

L’achat caisse enregistreuse est un investissement qui demande de la trésorerie.

Dans le cadre d’une création d’activité commerciale, on peut donc à juste titre préférer au moins temporairement recourir à la location.

• La location d’un terminal de point de vente est intéressante, dans la mesure où elle ne s’étend pas dans la durée (il ne faut pas dépasser le seuil d’amortissement d’un achat).Avec le contrat de location vient généralement un contrat d’entretien et de mise à jour des pilotes ou logiciels, ainsi que le dépannage.
• Les prix de location de caisse enregistreuse vont généralement de 50 € à 500 € par mois, pour un contrat basé sur 3 ans d’engagement. Selon le logiciel que vous utiliserez pour vote caisse enregistreuse, il n’est pas impossible que vous deviez en plus payer un abonnement mensuel.

Avec l’évolution de la technologie, la caisse enregistreuse n’est plus une simple solution d’encaissement. Elle constitue également un outil de décision de choix pour le commerçant, notamment quand elle fonctionne avec un logiciel performant. Cependant, avec la légion d’éditeurs présents sur le marché, il est compliqué de faire un choix judicieux. 

Où trouver une caisse enregistreuse gratuite ?

Les offres de logiciel de caisse enregistreuse gratuite et applications caisse open source sans frais existent bel et bien, mais contrairement à la gratuité qu’elles annoncent, elles ont des frais cachés.

C’est bien l’appareil qui est « gratuit », puisque vous pouvez utiliser votre smartphone ou votre tablette professionnelle, ou votre ordinateur, dont vous disposez déjà, mais cela ne vous dispense pas d’investir dans le logiciel/application de caisse et les périphériques de caisse...

Il existe des abonnements gratuits, mais les fonctions sont restreintes, et ce sont rarement des logiciels de caisse certifiés NF525  qui sont « gratuits ».

Y a-t-il des aides financières de l’état pour l’achat d’une caisse enregistreuse ?

Il n’y a pas d’aide financière propre à l’achat d’une caisse enregistreuse, mais vous pouvez utiliser votre prime de création d’activité pour la financer, comme pour tout le reste de votre matériel informatique.

Vous pouvez toutefois porter le montant d’achat de caisse enregistreuse à vos frais professionnels, il fera alors l’objet d’un amortissement entre 5 et 10 ans en « immobilisations corporelles ».

Quel est le prix d’une caisse enregistreuse ?

Le prix d’une caisse enregistreuse NF 525 analogique va de 50 à 500 €

Le prix d’un terminal point de vente va de 600 à 200 €

Le prix d’une caisse tactile va de 1500 à plus de 5000 €

Le prix d'une caisse enregistreuse d’occasion se situe entre 75 et 300 € pour une caisse enregistreuse pas chère basique, et avoisine les 1000 € pour une caisse enregistreuse tactile.

Comment choisir sa caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse reste l’un des équipements les plus utilisés par les commerçants. En plus de sa fonction d’encaissements, elle est devenue depuis quelques années un outil d’aide à la décision pour les dirigeants d’entreprise.

Alors, au moment de choisir votre matériel, il convient de vous assurer qu’elle réponde vraiment aux exigences de votre métier.

La facilité de la prise en main

Le premier critère à analyser au moment de choisir son logiciel de caisse, c’est bel et bien sa facilité d’utilisation.

La prise en main de l’équipement doit être très aisée de manière que même les personnes qui débutent dans le domaine de l’informatique puissent s’en sortir. 

L’ergonomie du système et ses interfaces doivent également être conçues pour un usage répété.

Les fonctionnalités

Une caisse enregistreuse performante doit non seulement posséder les applications de base, mais aussi des fonctionnalités supplémentaires pour une meilleure gestion de votre magasin.

Un bon logiciel doit pouvoir vous fournir des données clés sur votre commerce comme les produits préférés par les clients ou encore l’état de votre stock. Ainsi, vous pourrez établir des stratégies efficaces pour augmenter votre productivité.

La solution doit de plus disposer des outils nécessaires pour vous permettre de gérer de façon intuitive le côté administratif de votre entreprise (règlements des fournisseurs, saisie de facture).

Un logiciel de caisse pour restaurant performant ne doit pas être seulement facile à utiliser. Vous devez pouvoir l’utiliser à distance pour consulter votre chiffre d’affaires journalier par exemple. Ainsi, vous pourrez avoir un contrôle permanent sur votre activité, peu importe l’endroit où vous êtes depuis votre téléphone, votre ordinateur ou votre tablette.

Cette fonctionnalité sera davantage utile pour les personnes qui gèrent plusieurs points de vente et qui ne peuvent pas être sur place à tout moment.

La présence d’une certification

Depuis le début de l’année 2018, les caisses enregistreuses font l’objet d’une législation qui a pour but de lutter contre la fraude fiscale, plus précisément la fraude à la TVA.

De ce fait, peu importe votre secteur d’activité, en tant que commerçant, vous êtes tenu d’utiliser un équipement conforme à la règlementation. 

Ainsi, vous pourrez éviter tout problème lors d’un contrôle de l’administration. Le Laboratoire National de métrologie et d’Essais (LNE) et l’AFNOR sont les deux organismes accrédités par l’État pour délivrer les certifications. Alors, au moment de choisir votre terminal de point de vente, vous devez vous assurer que celui-ci est agréé par une certification.

Top 20 des marques

Il en existe une quantité, tous avec les avantages et inconvénients. On peut citer par exemple : 

• casio-caisses-enregistreuses.Fr (Caisse enregistreuse Casio )
• Hangers 
• Hiboutik
• Connectill
• revofrance
• Caisse Sum up (Ex Tiller Systems)
• Orchestra Software
• clemsys.com
• Orderbird
• hellocash
• Melkal
• lineosoft
• clictill
• temmple
• Waapos
• clyosystems
• Solumag
• cashmag.fr
• crisalid.com
• bimedia.com

Existe-t-il des logiciels de caisse gratuits ?

Le logiciel de caisse est le programme qui assure le fonctionnement de la caisse enregistreuse.

La majorité des programmes proposés sur le marché sont accessibles à condition de payer un abonnement mensuel ou annuel selon l’éditeur.

Toutefois, il existe des logiciels gratuits de caisse qui sont libres d’utilisation comme :

• Hiboutik ;
• Loyverse ;
• Zettle by PayPal ;
• HelloCash ;
• JR caisse (uniquement pour les commerces de bouche) ;
• et Square.

Ces programmes sont conformes à la loi antifraude et possèdent l’intégralité des fonctionnalités de base disponibles sur les versions payantes. Ces fonctions concernent essentiellement : la gestion des tickets et des factures, la fourniture de statistiques sommaires ou encore la gestion des stocks.

Quel est le meilleur logiciel de caisse ?

À chaque commerce ses besoins propres et ses critères de sélection. L’objectif étant de trouver le meilleur logiciel de caisse pour répondre à vos besoins.

Kezia II, Easy Caisse, Tactill, Pointex PDV, Linéostore, Addictill, Openflex, Melkal... Ce qui fera la différence c'est avant tout les fonctionnalités et la qualité du SAV. Il est important que celui-ci puisse être contacté 7 jours sur 7 !

Quel est le prix d’un logiciel de caisse ?

Le prix d’un abonnement mensuel logiciel de caisse tourne autour de 30 €.

Le prix d’achat de logiciel de caisse (licence) peut se chiffrer entre 500 et 3000 € !

En matière de logiciels de caisse, les prix restent aussi versatiles que les fonctionnalités.

Qu’est-ce qu’un logiciel de fidélité client ?

Un logiciel de fidélisation client est un outil informatique au service de votre marketing. Il vous permet de renforcer vos relations avec vos clients avec des cartes-cadeaux, des récompenses fidélité, des ventes privées, des invitations…

Il s’agit le plus souvent d’une suite de programmes : un logiciel de CRM, un logiciel pour service client, un logiciel de marketing automation et un logiciel de relations presse.
Citons parmi les plus connus Qualtrics CustomerXM, Marsello, Zoho CRM, Guusto, Yotpo, Womply, Womply, Giftbit, Smile.io, Poket…

Caisse mobile : utilisation et application

Comment utiliser ma tablette comme caisse enregistreuse ?

Il existe plusieurs applications de caisse téléchargeables sur tablette. Il suffit d’en choisir une compatible avec votre système d’Exploitation (iOs ou Android), de créer votre compte utilisateur lorsque vous l’installez, et le tour est joué !

Périphérique de caisse enregistreuse : liste et besoin

Comment accepter un paiement par carte avec un TPE sans contact ?

Puis-je refuser le paiement par carte en dessous de 10 € ?

Un commerce n’a pas l’obligation légale d’accepter un paiement par carte bancaire. Seul le refus du paiement en espèces est interdit.
Les paiements par carte font l’objet d’une commission et de frais appliqués par la banque ou le titulaire du contrat monétique. Si le coût de chaque transaction est fixe, il faut donc que l’opération reste rentable pour le commerçant. Le minimum de perception ne peut donc pas dépasser la somme facturée.

Il est donc permis aux commerçants de refuser le paiement par carte en dessous de 10 € par exemple.

Toutefois, avec les paiements sans contact et les taux variables pratiqués par les systèmes de monétique, il est de plus en plus rare que les cartes soient refusées. La monnaie plastique est devenue la norme, surtout post COVID.

Qu’est-ce que la télé collecte ?

La télé collecte désigne le transfert de l’argent de votre terminal CB vers votre compte bancaire professionnel.
Ce processus consiste à transmettre dans un intervalle de temps régulier les fichiers enregistrés sur votre terminal de paiement vers votre banque. La durée et l’heure à laquelle se fait cette opération chaque jour dépendent de votre contrat. Une fois téléchargés, les fichiers sont supprimés du TPE.