La gestion d’une boulangerie demande énormément de travail et de compétences. Entre le volume élevé d’encaissements, les transactions à faible montant et les obligations d’hygiène, le recours à une caisse enregistreuse performante devient incontournable pour mieux gérer votre activité. Cependant, pour être sûr de vraiment profiter d’un tel outil, il faut opter pour le logiciel adapté.
Afin de vous guider, voici une sélection des solutions les plus performantes ainsi que quelques astuces pour vous aider à faire le bon choix.
Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse pour boulangerie ?
Une caisse enregistreuse pour boulangerie est un système électronique conçu pour enregistrer les transactions de vente et gérer les paiements. Elle permet aux boulangeries de suivre les ventes, de gérer l'inventaire, et de fournir des reçus aux clients. Elle est essentielle pour garantir la précision des transactions et la gestion efficace de l'entreprise.
Comment choisir la bonne caisse enregistreuse pour ma boulangerie ?
Le choix de la caisse enregistreuse dépend des besoins spécifiques de votre boulangerie.
Considérez des fonctionnalités telles que la capacité de gérer différents types de produits (pains, pâtisseries, café, etc.), l'intégration avec les systèmes de gestion d'inventaire et de comptabilité, et la convivialité de l'interface utilisateur.
Optez pour une solution qui répond à vos besoins actuels et évolue avec votre entreprise.
Quel est le meilleur logiciel de caisse pour boulangerie ?
La qualité du système informatique d’une caisse informatique est définie par la pluralité de ses options, son respect de la législation en place et son rapport qualité-prix. Voici une liste des meilleures solutions proposées sur le marché.
Clyo Systems
Le logiciel Clyo Systems est une application téléchargeable sur téléphone et tablette qui intègre un grand nombre de fonctions. Cette application certifiée NF525 favorise notamment :
- la collecte et le suivi des chiffres clés du point de vente ;
- les programmes de fidélité ;
- la prise de commande ;
- ou encore la gestion du personnel.
Ce dispositif polyvalent s’adresse aux boulangeries ainsi qu’aux autres branches du commerce de bouche. La marque propose également tout l’équipement nécessaire pour un système d’encaissement (monnayeur, balance connectée). En outre, pour avoir une idée précise sur le prix de Clyo Systems, il faut demander un devis. Toutefois, il est possible de télécharger une version démo gratuitement et l’essayer pendant 45 jours.
Connectill
La solution Connectill est dédiée aux boulangeries et aux pâtisseries. Elle permet surtout de :
- consulter l’historique de vente ;
- mettre en place des programmes de fidélité personnalisés ;
- réaliser des paiements dématérialisés ;
- exporter des données comptables ;
- simplifier l’encaissement via son module MultiPOS ;
- et suivre les ventes.
Par ailleurs, l’application peut fonctionner sans connexion internet, vous permettant ainsi de satisfaire votre clientèle sans interruption. La firme propose également de vous accompagner pour la création de votre site de vente en ligne. Ainsi, vos clients pourront désormais passer leur commande en ligne, choisir le mode de récupération et de paiement.
Popina
La technologie de caisse Popina a été pensée pour les commerces de proximité comme les boulangeries, les fleuristes ou encore les pâtisseries. Ce programme facilite la saisie des commandes et la configuration de votre catalogue de produits. Il permet aussi de gérer les différentes modalités de commande (au comptoir, a emporté, sur place). Grâce aux différentes intégrations proposées par le programme, vous pouvez suivre les données clés de votre commerce à distance et proposer un service de click & collect à votre clientèle. Popina offre aussi des stratégies pour gratifier vos clients les plus réguliers.
Toutefois, l’application n’est pas adaptée aux grandes structures ou aux chaines de magasins. De plus, elle ne dispose pas d’une interface de contrôle sur ordinateur. Pour avoir une idée précise des tarifs pratiqués, il faut nécessairement demander un devis.
Rovercash
Le logiciel Rovercash est une solution globale destinée aux petits commerces. Avec cette technologie certifiée NF525, vous pourrez notamment gérer vos ventes en toute simplicité. Vous aurez également la possibilité d’agrandir votre audience avec l’option click & collect. L’add-on Prestashop mise à votre disposition vous permettra de synchroniser votre caisse avec votre e-boutique et de suivre vos marchandises, commandes et stocks en temps réel. Si vous ne disposez pas encore d’un magasin en ligne, vous pourrez en créer un facilement grâce à l’application.
En ce qui concerne l’installation et la configuration du programme, les ressources nécessaires pour vous aider sont disponibles sur la plateforme de la marque. En cas de difficulté, le support client est votre disposition 6 jours sur 7 pour répondre à vos questions.
Quels sont les critères pour choisir un logiciel de caisse pour boulangerie ?
Une solution d’encaissement performante est celle qui répond réellement à tous vos besoins. Ainsi, pour avoir l’assurance de faire le bon choix, il est judicieux de tenir compte de certains facteurs.
La conformité avec la règlementation
En tant que commerçant assujetti à la TVA et acceptant les paiements en espèces, vous êtes tenu par la loi de 2018 de vous équiper d’un logiciel certifié et sécurisé. L’attestation permet de prouver que le logiciel satisfait les conditions de conservation, d’inaltérabilité, d’archivage de données et de sécurisation. Il est donc indispensable de vous assurer que votre système est conforme aux dispositions de la loi de finances. Le certificat peut être délivré soit par un organisme accrédité (AFNOR, Laboratoire National de métrologie et d’Essais), soit par autocertification de l’éditeur.
Ainsi, l’éditeur doit vous donner une attestation de conformité individuelle au nom de votre entreprise. N’hésitez pas à réclamer le document, car si vous n’en disposez pas en cas de contrôle administratif, vous pourrez payer une amende de 7 500 euros.
Les fonctionnalités offertes
Les options intégrées dans la solution font partie des premiers paramètres que vous devez évaluer. Les logiciels d’encaissement ne proposent pas tous les mêmes fonctions. Alors, une fois que vous aurez identifié vos besoins, assurez-vous que le programme dispose effectivement des options les plus adaptées à vos attentes.
Une solution performante doit au moins vous permettre de :
- créer un catalogue de marchandises personnalisables ;
- éditer des tickets de caisse ;
- prendre en charge la majorité des moyens de paiements ;
- tenir une comptabilité ;
- collecter vos informations de vente en temps.
En fonction de votre demande, la caisse enregistreuse pour boulangerie peut offrir d’autres options telles que la gestion du personnel de vente, des commandes et des notes de frais.
Le coût
Généralement, le prix d’un logiciel de caisse pour boulangerie est déterminé par : la marque, les fonctionnalités ou les périphériques complémentaires. Cependant, le prix ne doit pas être votre premier critère de choix. Il doit servir à départager deux fournisseurs avec des propositions similaires. Avant de pencher pour un prestataire, vous devez vous assurer que son produit répond effectivement à vos exigences.
La facilité de prise en main
La simplicité d’utilisation fait partie des principaux critères dont vous devez tenir compte pour sélectionner votre solution de caisse. Vous devez pouvoir prendre le système en main de manière aisée et même vos employés les moins doués en informatique doivent être capables de le maitriser. Avec une application ergonomique et facile à manipuler, le processus d’encaissement sera plus simple et vous éviterez les longues files d’attente pendant les périodes de grande affluence.
Faut-il louer ou acheter sa caisse enregistreuse ?
Pour équiper votre point de vente avec une caisse automatique, vous avez deux options : la location ou l’achat du matériel. Cette dernière solution nécessite un investissement conséquent au départ, mais le matériel sera entièrement votre propriété. À l’inverse, la location de l’équipement vous permettra de profiter de toutes ses fonctionnalités en versant une mensualité au fournisseur. De ce fait, vous n’aurez pas à débourser une fortune comme dans le cas de l’achat. En outre, votre loyer mensuel inclut les frais de maintenance et de mise à jour.
Cependant, cette alternative ne présente un avantage économique que sur le court terme. Avec un contrat de longue durée, vous pouvez dépenser bien plus que ce qu’il faut pour acquérir la propriété des accessoires. La location est donc plus adaptée pour les commerçants qui viennent de se lancer ou qui exercent une activité saisonnière. En revanche, l’achat de caisse enregistreuse pour une boulangerie sera plus indiqué pour les structures déjà en activité.
Quel est le prix d’une caisse enregistreuse pour boulangerie ?
Le coût d’une caisse automatique comprend le prix de l’équipement ainsi que celui du logiciel. Par ailleurs, avec la légion de solutions proposées sur le marché, il est compliqué de déterminer avec précision le tarif moyen d’un système d’encaissement pour les boulangers et les pâtissiers. Toutefois, les solutions informatiques nécessitent un abonnement. Par exemple, la formule de base de Popina est disponible à partir de 39 euros par mois hors taxe.
En outre, il existe des logiciels de boulangeries gratuits qui proposent les fonctionnalités de base d’une caisse enregistreuse. Néanmoins, avant de vous tourner vers ces solutions, il faut vous assurer qu’elles répondent à vos besoins.
Quelles sont les fonctionnalités clés d'une caisse enregistreuse pour boulangerie ?
Les fonctionnalités clés d'une caisse enregistreuse pour boulangerie incluent la création de codes produits, la gestion de l'inventaire, la prise en charge de différents modes de paiement (espèces, cartes, mobile), l'émission de reçus, la gestion des remises et promotions, et la génération de rapports de vente. Ces fonctionnalités permettent une gestion complète des transactions et de l'activité commerciale.
Comment former le personnel à l'utilisation de la caisse enregistreuse ?
La formation du personnel à l'utilisation de la caisse enregistreuse est cruciale pour assurer son bon fonctionnement. Organisez des sessions de formation pour expliquer les différentes fonctionnalités de la caisse, les étapes de transaction, et les procédures d'encaissement. Assurez-vous que le personnel est à l'aise avec l'interface et capable de résoudre les problèmes courants.
Les caisses enregistreuses pour boulangeries sont-elles conformes aux réglementations fiscales ?
Oui, les caisses enregistreuses pour boulangeries doivent être conformes aux réglementations fiscales en vigueur. Elles doivent être en mesure d'émettre des reçus fiscaux conformes aux normes légales et de générer des rapports de ventes pour la comptabilité et la déclaration fiscale. Veillez à ce que votre caisse enregistreuse réponde aux exigences légales de votre région.
Comment assurer la sécurité des données et des transactions ?
La sécurité des données et des transactions est primordiale pour les caisses enregistreuses. Choisissez une caisse avec des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage des données, l'identification du personnel par codes d'accès, et la gestion des niveaux d'autorisation. Effectuez régulièrement des sauvegardes des données pour éviter toute perte en cas de panne.
Puis-je intégrer ma caisse enregistreuse avec d'autres systèmes ?
Oui, de nombreuses caisses enregistreuses pour boulangeries offrent des options d'intégration avec d'autres systèmes. Vous pouvez les connecter à votre logiciel de gestion d'inventaire, de comptabilité, ou même à une plateforme de commande en ligne. Cette intégration facilite la synchronisation des données et améliore l'efficacité opérationnelle.
Comment gérer les mises à jour logicielles de ma caisse enregistreuse ?
Les mises à jour logicielles sont importantes pour maintenir la performance et la sécurité de votre caisse enregistreuse. Vérifiez régulièrement les mises à jour disponibles auprès du fournisseur et suivez les instructions pour les installer. Assurez-vous que le personnel est informé des nouvelles fonctionnalités et procédures après chaque mise à jour.
Quelles sont les meilleures pratiques pour l'entretien d'une caisse enregistreuse ?
Pour assurer le bon fonctionnement à long terme de votre caisse enregistreuse, nettoyez régulièrement l'écran tactile et le clavier pour éviter l'accumulation de saleté. Évitez les liquides à proximité de la caisse pour prévenir les dégâts. En cas de problème, contactez rapidement le support technique du fournisseur pour obtenir de l'aide.
En conclusion, une caisse enregistreuse pour boulangerie est un outil essentiel pour gérer efficacement les transactions et les opérations au quotidien. En choisissant la bonne caisse, en formant le personnel adéquatement et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre boulangerie et offrir un service de qualité à vos clients.